新型コロナウイルス感染拡大に伴う歯科医院地域一番実践会
今後のセミナー開催について

歯科医院地域一番実践会 地域一番化マスター 岩渕龍正です。

2021年4月25日に緊急事態宣言が発令されました。5月5日時点で東京都、大阪府、京都府、兵庫県が対象地域となっております。これに伴い、歯科医院地域一番実践会のセミナー開催について、以下のようにさせていただくことになりました。ご理解の程、よろしくお願いします。

1.基本方針

今回の緊急事態宣言では、イベント開催は無観客で行うことが政府から要請されております。

「イベント」の定義については、千人単位の大声を出すようなイベントを対象としており、歯科医院地域一番実践会が主催するセミナーのような事業者向けの研修会は対象としない方針のようです。

各セミナー会場にも政府から無観客の開催要請は来ておりません。

従いまして、歯科医院地域一番実践会主催セミナーも会場へのLIVE参加希望の方には会場の人数制限内で、会場でご参加いただけるようにいたします。

感染拡大状況や緊急事態宣言が解除されてるかどうかで、LIVE参加かWEB受講か迷われる場合もあるかと思います。セミナー開催10日前後前に配信される事前案内メールに記載されております個別URLから会場選択を行っていただくことが可能です。

ただし、会場参加の上限を超えている場合、LIVE参加できない場合があることをご了承ください。
定員を超える方がLIVEセミナーへの参加を希望された場合、早いもの順となります。セミナーの事前案内を送らせていただくタイミングでLIVE参加かWEB受講か選択していただくことになります。

この返答が早いもの順とさせていただきますので、LIVEセミナー参加ご希望の場合は返答を速やかにしていただくようにお願いします。

ただ、セミナー参加に不安がある方はWEB受講が可能となっております。配信は生配信のみとし、後日の視聴はできなくなります。なぜなら、セミナー当日の演習・ロールプレイング、ディスカッションなどにも積極的に参加していただくことがセミナーの価値を維持するためにも、重要だからです。

演習、ロールプレイング、ディスカッションについてはZOOMのブレイクアウトルームという機能を使って行えるようにいたします。

ZOOMのアカウント登録方法、設定・操作マニュアルは事前に添付ファイルなどで送らせていただきます。テキストについては、WEB受講の医院様に郵送にて送らせていただきます。

また、セミナー申込時点でLIVE参加と明記されていた方も、再度、事前案内メールから会場選択を必ず、行っていただくようにお願いします。

各会場の人数制限について

・セミナー会場が緊急事態宣言中の地域の場合:会場定員の50%

・セミナー会場が緊急事態宣言が解除されてる地域の場合:会場定員の3分の2

会場選択の変更について

感染状況や緊急事態宣言の状況により、LIVE参加を選択した後で、WEB受講への変更を希望される方もいらっしゃると思います。期限を過ぎてからも会場選択の変更は可能です。

期限を過ぎてから、LIVE参加からWEB受講に変更された場合、テキストはPDFでのダウンロードとなります。

WEB受講からLIVE参加に変更された場合、会場参加人数上限を超えてる場合、変更いたしかねます。ご了承ください。会場参加に変更可能な場合、郵送されたテキストをご持参ください。

会場選択を受講者1人1人に行っていただくことについて

緊急事態宣言が突然、発令されたり、延長されたりする状況ですので、弊社では1人1人に会場へのLIVE参加かWEB受講かを選んでもらっております。

申込段階で会場と明記していたとしても、このような状況下では本人の意向や家族の反対など、様々な事態が想定されますので、そのように選択してもらっております。

このような時代です。医院がWEB受講も選択できることを隠して、会場へのLIVE参加を勝手に決めて強制することはそれが確実にバレて院長先生への不信感となってしまいます。

ですので、本人ともしっかり話し合い、院長先生の意向も伝えたうえで、選択してもらうことをおススメします。もちろん、医院から会場へのLIVE参加を業務として強制することもできます。

しかし、それによるモチベーション低下のリスクも覚悟の上でされることをおススメします。

参加者1人1人の電話番号とメールアドレス登録について

昨年まで、1医院1つのメールアドレスに事前案内、事後案内をお送りしておりました。

しかし、それですと事前案内、事後案内が全員に送信されないことが相次いでおり、今年から、ご参加者様全員のメールアドレスをご登録いただくこととなりました。

それに伴い、WEB受講の際はZOOMのURLの送受信など、ご参加者本人とのやりとりが多くなっている影響で1人1人のメールアドレスと携帯番号をご登録いただいております。

メールアドレスの入力間違いも15%前後の確率で発生しており、確認のためにもご参加者本人の携帯番号の登録をお願いしております。

メールアドレスと携帯番号の入力については、院長先生がまとめて入力する必要はありません(まとめて入力していただいてもOKです)。メールをご参加者全員に転送していただいて、ご参加者様ご自身に入力して送信していただければ登録されるようになっております。

歯科医院地域一番実践会のセミナーは普通ではありえないことですが、セミナー開催直前で会場選択を変更していただくことが可能です。それを実現するためにも、ご参加者1人1人のメールアドレスと携帯番号の登録が重要なのです。

会場選択の変更や当日のZOOM接続のやり取りなど、IT関連の知識が十分でない方ほど、個別のやり取りが重要となります。そのためにも、ご参加者1人1人のメールアドレスと携帯番号のご登録をお願いします。

2.WEB受講で得られる価値について

(1)参加されるスタッフ、勤務Dr、院長先生の安心・安全

緊急事態宣言が解除されても、恐らく、多くのスタッフ、勤務Drには「コロナコワイ」という恐怖心が深くまで刻まれてしまってると思います。

そのような状態では、今後、数年間もどんなセミナーに参加してもらうことも難しくなってしまいます。それでは、これまで医院で築き上げてきたモチベーション、チームワーク、取組み・仕組みなどの全てが1年前後で崩壊してしまうリスクがあります。

確かに、LIVEセミナーに参加していただくのが最も効果的であることは確かです。
しかし、WEB受講であっても、LIVEに近づける最大限の努力をこの1年間で実践会は行ってきました。TV局とほぼ同等の機材を揃え、撮影・配信についてもどこにも負けないレベルを維持しております。実践会以上のセミナーのLIVE配信を行っている会社を私は見たことも、聞いたこともないレベルです。

その結果、WEB受講であっても、LIVEセミナーと同等の成果が得られることが既に実証済みです。

LIVEのセミナーに参加してもらうことで、これまで築いてきた関係性が壊れてしまうリスクを感じられてるのであれば、WEB受講をオススメします。なぜなら、WEB受講であれば、感染リスクはほぼゼロだからです。

(2)参加者同士の交流はWEB受講でも、しっかり行います

実践会のLIVEセミナーについて、多くの院長先生が参加者同士の交流、そこから得られる刺激や情報などに価値を感じていただいていると思います。

それが、単に画面越しに講師が話しているのを見ているだけだったら、集中して聞いてるかどうかも分からないし、参加者同士の交流もないから価値がないのではないかと思われると思います。

実践会ではZOOMというアプリケーションを活用してセミナーをWEB配信することを予定しております。なぜ、YouTubeではなくZOOMを選択したのか。それには以下のような理由があります。

・ZOOMの通信量が軽い・・・Skypeの6分の1以下、YouTubeの4分の1以下

・ZOOMでは参加者本人の映像を他の参加者に公開可能・・・誰も見てないところでパソコンのモニターを観てるだけでは、ぼーっと、だらけて観てる可能性があります。しかし、ZOOMであれば、自分の受講態度が全参加者に公開されるようにできるため、抑止力となります。

・ZOOMではブレイクアウトルームという機能を使うことで、2人1組、6人1組のグループを作り、ディスカッションや演習、ロールプレイングを簡単に行うことができます。

(3)映像と音声のクオリティについて

世の中で開催されてるWEBセミナーの大半はPC内蔵のカメラで撮影し、音声はiPhone純正のイヤホンマイクを使っているようなレベルです。

しかし、実践会では以前から、動画の重要性を認識しておりましたので、2017年からプロレベルのカメラ、マイクなどの撮影機材を100万円以上かけて準備し、2年かけて撮影スキルも向上させてきましたので、一般的なWEBセミナーのクオリティよりも高いものが提供できる可能性は非常に高いと思っておりますので、その点はご安心いただければと思います。

(4)研修報告書の提出はWEB受講でも必須といたします

研修報告書はWEB受講ではあっても、必須の提出といたしますので、何も聞いてなかった。何もやってないということを避けることが可能です。

(5)交通費のコストが削減される

遠方の医院様ではセミナー会場まで往復1人1万円以上かかる地域も多くあります。
3回シリーズのセミナーであれば1人3万円以上、2人であれば6万円以上のコストが削減されます。
また、セミナー参加時間のみを労働時間とすることがより容易になるため、出勤日にセミナー受講してもらい、セミナー以外の時間は診療業務に入ってもらうなども可能です。
以前であれば、セミナーに参加してもらった分、体力的な負担も考え、別日に、振り替え休日を与えるような措置をしていた医院さんも多いかと思いますが、そのような診療への影響を最小限に抑えることも可能です。

3.LIVEセミナー開催の際の感染対策について

LIVEセミナー参加によって得られる価値については、皆さん、ご存じかと思います。
実践会としても、可能な限り、LIVEセミナーに参加していただきたいと思っておりますが、院長先生や参加されるスタッフさん本人の感染に対する不安から、躊躇されるお気持ちがあるかと思います。

そのような不安の解消のために、以下のような感染対策を行ったうえで、開催をいたします。

(1)実践会スタッフはマスク、ビニールのグローブ着用の上、対応させていただきます。

(2)セミナー受付には、飛沫防止のため、ビニールカーテンを設定いたします。

(3)受付時、参加者全員の体温を非接触体温計にて計測させていただきます

37度以上の熱がある方は実測式の体温計で再度検温し、37度以上となった場合はご受講はお断りさせていただきます。
WEB受講が可能なように対応いたします。

(4)参加者全員のマスク着用、セミナー会場入室前の手指アルコール消毒を必須とさせていただきます。

(5)セミナー会場は厚生労働省が発表している『「換気の悪い密閉空間」を改善するための換気の方法』に記載されている換気の基準を満たす会場で行っておりますので、窓を開けることができない会場であっても厚労省が求める基準を満たしておりますのでご安心ください。

(6)セミナー会場内は開催地の休業要請の基準に従い、定員を決定いたします。
2021年4月1日時点ではセミナー定員の50%以下または5千人のいずれか大きい方となってます。

(7)セミナー会場のテーブルは3人テーブルに2人の着席とし、参加者同士の距離を確保します。

(8)参加者同士の演習、グループワーク、演習・ロールプレイングは1m以上の距離を空け、マスク着用、フェイスガード着用(フェイスガードは実践会がご用意いたします)の上で行います。

※上記の対策についてはコロナウイルスの収束状況によって緩和させていただきます。

4.ZOOMアカウントの作成とご提出について

院長から言われてLIVEで参加するつもりだったけど、家族の反対に遭って、WEB受講になるという場合もあるかと思います。

どのような場合でも、対応できるように、予め、参加者全員にZOOMアカウントを作成しておいていただくようにお願いします。ZOOMアカウントの作成方法についてはこちらをご確認の上、予め、作成をお願いします。
Zoomアカウント作成マニュアル

最終的に、各セミナーの参加形態(LIVEセミナーかWEB受講か)については現時点で確認しても、変わる可能性が十分ありますので開催1週間前までに事前案内で確認をさせていただきます。また、その際にZOOMアカウントのご提出もお願いします。

以上となります。
このような予想もしなかったような事態となり、完全な形でセミナー開催できないことが本当に残念ではありますが、例年以上の価値を提供できるように実践会一同、力を合わせて取り組んでいきますので、ご理解とご協力の程、よろしくお願い申し上げます。

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