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前回からの続きです。
前回の相談内容はこれから事務長として新たに歯科医院で働くうえで、どのような理想像を持ち、どうしたらそうなれるのか？
といったものでした。
これについて、事務長のリスクなどについて前回はお伝えしましたので、今回は具体的な取り組み内容に入っていきたいと思います。
先ず、事務長になる上で大切な心構えは院長からの指示を待っていてはいけないということです。
前回も書きましたが、院長は日々の診療で頭がいっぱいですので、事務長のことまで考える余裕はありません。
そういうことを考えたくないからこそ、事務長に高いお金を払って雇用してるわけです。
それでは良くないと思いますが、院長にいろいろ指示してもらったり、教えてもらうのはあきらめましょう。
いちいち、指示されてからでないと何をやるのかを考えられないようであれば、それは事務長には向いてないので、辞めたほうがいいかもしれません。
院長が事務長を育てられないことに、歯科界で事務長が定着しない最大の要因だと私は思います。
先ずは、女性スタッフと同じだけのことはできないと、スタッフ教育もできないし、スタッフの気持ちも理解できません。
ですので、受付業務、レセプト業務、アシスト業務をマスターすることは大事です。
これに半年から最大１年ぐらいかかるかもしれません。
しかし、最初の段階で、現場の業務をしっかりマスターしておくことは大事なので、やっておくことをおススメします。
この現場の業務をマスターして、事務的な言われたことをやってるだけという事務長は非常に多いです。
このレベルで留まっていてはダメです。
歯科医院経営とは「マーケティング」と「マネジメント」をしっかりやることです。
特に、このマーケティングとマネジメントは大事だとはわかってるけど、院長としては手が回らない分野です。
本当に院長が事務長にやってほしいことはこのマーケティングとマネジメントなのです。
この２つが高いレベルで結果を出せるのが理想の事務長ということになります。
しかし、なかなか、いきなりマーケティングとマネジメントで高い成果を出すことは難しいです。
現実的に考えれば、以下のようになるのではないでしょうか。
マーケティング
・新患数ＵＰ・・・ホームページを中心として新患を費用対効果が合う中で、たくさん獲得できる
・自費率ＵＰ・・・カウンセリングを事務長が高いレベルでマスターし、事務長自身がスーパーＴＣとして活躍する
マネジメント
・採用力ＵＰ・・・ホームページ、ＤＨ学校、Ｄｒのつながり管理、就職フェアへの参加などをしながら、難易度が増している採用の成果を出せる
・モチベーションＵＰ・・・スタッフと定期的に面談し、スタッフの状態を引き上げることができる
・仕組化・・・マニュアル、カリキュラム、労務、人事評価制度などの仕組化を推し進めていくことができる
これらの２つ以上ができれば理想とする事務長になるのではないかと思います。
しかし、なかなか、日々の歯科医院で事務をやってるだけでは、これらの力は身につかないので、経営塾ベーシックコースとアドバンスコースに参加し続けることで多くの事務長が成長されているので、参加されることをおススメします。
