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みなさんこんにちは。歯科医院地域一番ディレクターの岡本雅史です。
歯科医院では数年前から以下の理由で受付業務の効率化が課題になっていました。
昔から頑張ってくれていた受付専属スタッフAさんが結婚・出産などの理由で退職した後、新しく人を採用しても、覚えられない、ミスをする、などAさんにはほど遠く、2名～３名でAさん一人分の仕事をなんとかこなす日々、、、
これは、Aさんが入社した当時は患者数も少なく、ゆったりとした時間の中で業務を覚えていけばよかったのに対して、患者数も増え、医院も大きくなり、受付のやることも増えている状態で採用されたスタッフは、バタバタの中で患者対応をしながら隙間時間で業務を教えてもらい、、という環境の違いが大きな原因です。
だからこそ、業務効率化を図り、出来るだけ人の能力に依存しない仕組み作りが必要なのです。
例えばお会計を自動精算機や自動つり銭機にすることで、締め作業でお会計が合わない、ということをなくしたり、サブカルテを電子化することで、カルテの準備や探す時間をなくすなども多くの医院で取り組まれているかと思います。
このような受付業務効率化の一環として、ぜひオススメしたいのが「WEB問診票」です。
問診票（医院によっては問診表、診療申込書、診療申込票、など呼び名はさまざまですが）は、通常、初診の患者さんが初来院時に、待合で診療前に記入しますよね。
WEB問診票は初診の予約とセットで来院前にWEB上で記入してもらうことで、さまざまなメリットが生まれます。
初診カルテ作成が圧倒的に時間短縮可能！また問診票記入に時間がかかって診療時間圧迫、なんてこともなくなります！
特に小さなお子様連れの方だと、問診票記入時に子どもが泣いてしまったり、抱っこしながらの記入で時間がかかってしまうことも多々あります。記入のために１5分早く来てもらっている…はずなんだけど、実際には時間ギリギリに来てそこから問診票記入、ということもよくあるのではないでしょうか。
WEB問診票なら、事前に入力されているので、保険証や医療証などの確認のみで、スグに診療にお通しすることが可能です。
初診の無断キャンセル予防にも！
通常、WEB予約にしろ電話予約にしろ、初診時には、名前と電話番号、メールアドレス程度の情報しかもらいません。しかし、その後にWEB問診票を記入してもらうことで、住所や生年月日、勤務先やお口の中の状況などを事前に回答することになります。問診票の回答に時間をかけたことに加えて住所などの情報も事前に記入したことにより、無断キャンセルをすることへの心理的なハードルが高くなるため、初診の無断キャンセル防止、つまり初診数増加に繋がるのです。
実践会の提供するWEB問診システムなら、更に…
現在医院で利用している問診票とほぼ同様のフォーマットで出力可能！
事前に情報を入力してもらったとしても、その入力された情報の見やすさによって使い勝手は大きく変わります。例えばとあるA社の仕組みの場合、入力された内容は
上記のようにそのまま羅列されます。しかし実践会で提供しているWEB問診システムなら、現在使っている問診票と同様のフォーマットで出力することができるため、印刷してそのまま利用する、もしくは電子化が進んでいる医院なら、PDFとしてそのままiPadなどで表示させることが可能です。
実践会のWEB問診システムで作成されたサンプルです。
（クリックで拡大します）
この仕組みなら運用変更がほぼないため、スタッフの負荷もかかりません。
データの活用が容易！
入力されたデータはエクセルのように蓄積されていくため、初診の年齢や来院経路等の集計作業が簡単にできるようになります。
圧倒的なコストパフォーマンスを実現！
初期費用は１万1000円、月々の運用も1万1000円です。
WEB問診システムを提供しているB社（初期費用11万円）やC社（初期費用16.5万円）と比較しても圧倒的に導入しやすい価格設定となっています。
このような先生たちにもオススメです
WEB問診システムは業務効率化を推し進めたい歯科医院以外にも、お子様の来院が多い小児歯科や矯正歯科、開業を控えている先生や、歯科医院以外でも小児科や初診数の多いクリニックなどにもオススメです。
詳細や申込は以下のページをご覧下さい。
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