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こんにちは！歯科医院地域一番実践会ディレクターの乙川です。
今回はアポイント設計についてお伝えさせていただきます。
「なぜこのタイミングでアポイント設計なのか？」
「これまで医院でアポイントについてはルール化できている」
そのように考えている先生方も多いと思います。
私は新規開業医院のコンサルティングを担当していますが、最近開業する先生方では、１枠３０分アシスト付きで開業される先生が多いです。そのため、「歯科医師が開業するなら、２枠３枠を診ることができる能力が必要」ということが常識ではなくなってきています。
実際に、DR１枠でも医業収入１億円を達成している医院様が多く誕生しています。
そのような医院創りを行うためにも、アポイント設計が大切なのです。
また、最近では労務に対する考え方が厳しくなっていることから、ミーティング、新人スタッフ教育、練習時間なども診療時間内に設定している医院様も増えていますので、限られた時間の中でいかに診療効率を上げていくことができるのかが重要になります。
クライアント様で実施しているアポイント設計の考え方についてお伝えさせていただきます。
１．無理のないアポイント設計
できるだけ多くの患者様のアポイントを入れたいと考えている先生方がほとんどだと思いますが、DR枠を２枠にして、患者様を時間通りにチェアに通しても先生がすぐに来れない場合には、その時間は待ち時間になります。そのような状況にしないためにも、２枠稼働させるためには、DHが稼働できるアポを入れる、時間がかからないアポを横に入れる等のアポイントルールが必要です。
２．初診時のアポイントルール
私のクライアント様では、カウンセリングを導入している医院様が多いため、初診時＝カウンセリング＋資料採得でアポイントを取得していることが良いです。そうすることで、DR枠が埋まっていたとしてもDH枠でアポイントを取得することができるため、診療効率が上がります。
３．急患ルールを決める
DR枠のアポイント稼働率が上がると、急患を入れることができなくなってきます。その際に注意したいのが急患の受入です。予約患者を時間通りにお通しするために、急患をどこに入れるかは注意が必要です。そのために、急患新患や既存患者急患（DR処置、DH処置）について、どのようなアポイント設計だったら入れるのかを検討していく必要があります。
４．診療時間外（ミーティング日）を確保する
戦術した通り、最近は、労務に対する考え方が厳しくなってきているため、診療時間外の業務を任せることが厳しくなってきています。そのために、ロングミーティングの時間を確保して、その時間を使って各種取組、プロジェクト、職種間共有、症例検討会、新人指導を一気に行うのも良いです。
５．一日の流れを決める
診療効率を高めている医院様では、誰が、どの時間帯で、何をするのか？をアポイント帳に記載したり、複数人DAがいる場合には誰がアシストに入るのか？等をすべて記載して、朝礼時に一日のアポイントの流れを決めて、共有を行うことでスタッフ全員がスムーズに動くことができる体制を整えています。
上記５点のようにアポイント設計をして、実際にその通りに診療を行うことで、診療効率が上がり、スタッフ数が少なくても少数精鋭の強い組織を構築することが可能です。医院様によって、適正なアポイント設計の方法は異なりますので、自院に合ったベストなアポイント設計を創っていきましょう。
