コスト意識をスタッフにも持ってほしいが、どうしたらいいか?

業務効率化

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相談内容

コスト意識をスタッフにも持ってほしいが、それだけに注目してほしいわけではない。
消耗品や、紛失物、空きアポの時間の使い方や診療効率を高めていく意義など、指摘の仕方がお金の話になってしまうと、お金のために言ってるように捉えられてしまいそうで怖い。

どう伝えると、どちらにも良い印象になるのか悩んでいる。

ハンドピースの紛失(廃棄物に混ぜてしまったよう)があったが、その原因がはっきりせず対策がとりにくかった。
なんとなく疑わしい人と行動はあったようだが、確証がないので指摘もしにくい。

報連相を徹底していなかったことと、「まさかそんなことまでは起こらないだろう」と仕組みづくりに甘さがあった。

ルール・仕組みづくりを細かな動作まで落とし込んで基準を作れば良いのではないか。
基準はハッキリするが、そのチェックまで行うと少人数なので手を取られすぎてしまうのではないか。

モノ・行動のコストを明確に示し、数値目標にする。
これだとコスト意識は上がるが、それが目的になってしまいやすい。

コスト意識は大事だが、あまりコスト基準でスタッフを指摘したくない、という自分の中で区切りがつけられない部分がある。

岩渕の回答

歯科医院の院長であれば、誰しもが頭を悩ませたことがある問題ではないでしょうか。
その中でも、しっかりと目的とスタッフの気持ちを考えているので、素晴らしいと思います。

今回の問題は2つのテーマを含んでいると思います。
1つ目 どうスタッフにコスト意識を持ってもらうか?
2つ目 どう今後の器具の紛失を失くすか?

両方が大事だと思います。ただ、どちらにしても、しっかりとコストのことを伝えたり、指摘したりしなければ問題は全く解決しないと思いますので。
また、今回の件がどうして起きてしまったのか、その原因を判明させることも大事だと思います。
しかし、その際に犯人探しにならないように、今後、このような問題を2度と起こさないためにも大事だから教えてほしいとやった人を責めない、損害を補填させないことが大事かと思います。

1つ目の「どうコスト意識を持ってもらうか?」については、今回の件をきっかけにして、しっかりとコスト意識についての勉強会を1時間ぐらいかけて行ったほうが良いと思います。歯科医院の場合、「これが3万円もするの!?」という器具・機材がたくさんあります。また、1回落としただけで修理費3万円ということもザラです。

何に、どれだけのお金がかかってるのか知らなければ、粗末に扱ってしまうし、材料を無駄遣いすることにもなります。
なので、そのようなコスト意識についての話を1年に1回ぐらいは問題が起きてからではなく、問題が起きる前にやり続けることが大事だと思います。

また、新人スタッフには新人教育の一環として、必ず、コスト意識についての勉強会を行い、何がどれだけの金額がかかるかをテストすることまでしたほうが良いかと思います。そこまでやらなければ、コスト意識なんてつかないのではないでしょうか。

2つ目の「どう今後の器具の紛失を失くすか?」については、紛失しやすい動作、状況、器具、落とすと即修理で3万円のようなものをピックアップして、これも同じ勉強会の中でしっかり始動したほうが良いかと思います。

大事なことは1度起きた問題を2度と起きないように仕組み化することです。
これをマニュアル化し、新人教育の際にもしっかり行う。

そして、このマニュアル通りのことができてなければ、それを指摘する。器具の紛失などが起きてから指摘するのではなく、問題を未然に防いでいくことが大事かと思います。

是非、やってみてください。

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回答者プロフィール

岩渕 龍正
岩渕 龍正
歯科医院地域一番実践会 代表
歯科医院の移転、リニューアルの際の図面作成には絶対の自信を持つ。
現在は、年間医業収入1億円以上の医院が3億円を目指すための仕組みづくり、組織作りに力を入れている。
歯科界での突出した実績は歯科業界以外からも注目を浴びている。
近年は夫婦で医院経営も家庭も成功させる「夫婦経営成功」にも力を入れている。

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