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こんにちは。
経営戦略研究所株式会社の山ノ内です。
取り組みが実践できない時、理由は様々あると思います。
よくあるものを下記にあげてみます。
・取り組む意味づけがされてない
・目標が数値などで具体的になっていない
・スタッフがやり方をわからない
・発言力のあるスタッフが取り組み対して否定的
・提案した人が嫌い
・取り組みだけが過剰に増えている
などなど、色んな理由があります。
とりわけ、歯科医院経営に関する取り組みを始めたばかりの医院で多いのが、
・新たな取り組みを『院長先生が伝えた』と思っていることです。
勿論、院長先生は実際に朝礼やミーティング等で話をされているケースがほとんどです。
ですが、「スタッフは何も聞いていない」と思っているケースがとても多くあります。
それは、なぜでしょうか？
多くの場合、スタッフがその取り組みをメモすることなく、また、日常的に繰り返し見ることがない、振り返ることがないので、忘れてしまっていることが多いのです。そのため、『院長は伝えた』、一方で、『スタッフは聞いていない、知らない』ということが起こるのです。
では、どうしたらいいでしょうか？
『見える化』で解決
答えはとても簡単です。全スタッフに『見える化』をすればいいのです。
まず、行ってもらいたいのはスタッフルームのホワイトボードなどの普段目にする場で、取り決め事項を掲示することです。
この時、意識せずに見慣れてしまうと、『壁のシミ』ように認識されてしまい、視界に入っても認知されなくなるので、
ミーティングや朝礼等でのこまめなリマインドが必要です。
上記の案でも、なかなか伝達が上手くいかないようでしたら、追加でご提案したいのが、スマートフォンアプリLINEの【ノート機能】です。
連絡手段としてLINEグループを使い、緊急時等の連絡に使っている医院は多くあると思いす。このLINEの【ノート機能】もおすすめの機能になります。
通常のトーク機能の場合、途中から入ってきたメンバーは過去のやりとりを見ることは出来ませんが、
【ノート機能】であれば、途中参加のメンバーも閲覧が出来ます。そして、ノートに記載した内容は消えることがありません。
歯科医院は若い女性がとても多い職場です。LINEを日常的に使用するスタッフはとても多いです。
日常的に使用しているツールで、取り決め内容が明示されていれば、どこでも、すぐに、確認できる方法になります。
まだ周知されてない、忘れやすい取り決め事項は、LINEのトーク機能を使って、
ノート確認のリマインドをするだけで、全スタッフに周知できます。※休日中の配信は注意が必要です。
スタッフ側も「忘れた」「知らない」など言えなくなります。
相手が理解して、初めて『伝わる』ということ
コミュニケーションの基本は双方の理解です。伝えたことが相手にもきっちりと正しく認識してもらえることが必要になります。
「最近、スタッフに伝えたことが実践されない。」と思ったら、新たなツールの活用などを検討し、仕組みを変えるのはいかがでしょうか？
※LINEの【ノート機能】に関して、字数が多い場合は見にくくなる可能性があります。その場合、箇条書きでまとめるといった工夫が必要になることがあります。また、継続的に実践できるようになった場合は、別のファイル等に転記して保存しておくことをお勧めします。
※LINEはパソコンにもインストールが出来ます。内容が多くなる場合は、パソコンで更新すると簡単になります。
