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皆さん、こんにちは！
歯科医院地域一番実践会 コンサルタントの中澤です。
今年も早いもので、３月下旬となり来月から４月を迎えます。
以前、山ノ内から下記のブログもありましたが
入社時のはじめの研修で何を伝えるか、伝える機会を作っているかが重要です。
・社会人としてのありかた
・医院ルール
などを伝えていくことが大切ですが、
最近、毎月１００人以上と面談をしていて色々な医院様をみていく中で感じることは、
「報連相」を整える環境をいかに作れるかが非常に重要だと感じます。
特に、規模が大きい医院様になるとスタッフ人数は、２０人、３０人、多いと１００人規模の医院様もあります。
その際に、
・情報共有の漏れ
・ある人には伝わっているが、あの人に伝わっていない
・先輩に面談したことが、上にあがらず止まっている
・院長まで情報がきておらず、事後対応、もしくは数が多すぎて管理が難しい
など色々な課題があります。
本来は、前を向いた取り組みを行いたいが、上記のような課題があるとそのコミュニケーションミスの改善の対策に時間がかかり、クリエイティブ時間が奪われるということが発生します。
このあたりを含めて、報連相の重要性は新人研修時、そして全員参加での入社式をする場合はしっかりと重要性・意味付け、指示系統の体制図などを作り、しっかりとお伝えすることをお勧めします。
ただ、その際にもう１つ重要なことは情報を管理する仕組みがあるかどうかです。
例えば、
・新人がどこまでできるようになったか分からない
・個人目標をたてているけど、ちゃんと先輩がみていない
・プロジェクト報告、活動内容も蓄積していない
・ヒヤリハット報告もファイルに入れて管理しているが、誰もみていない
など、色々な課題の中には情報管理の課題があります。
その際に、私のクライアント様で利用していただいているのが「ポータルサイト」です。
社内ポータルサイト、幹部チームがみる数値ポータルサイトなど活用は様々できますが
サイト内には、
・新人教育カリキュラム
・各個人目標
・各プロジェクト報告書
・マニュアル関係
など、医院の情報が１つのサイトから閲覧できるサイト作りにしています。
よくあるのが、この資料データはGoogleドライブでしかみれない、このデータはLINEノートでみる、この資料は紙でしかないなど煩雑な管理をしているケースもあるかと思います。
進んでいる医院では、申請フォームの作成、年間計画の共有、各スタッフの自己紹介など共通理解、共通認識を高めるための仕組みとしてもポータルサイトを利用している医院様もあります。
これらは、実はGoogleサイトを利用して無料で作成することができます。
是非、ご興味がある方は調べてみてください。
この機会に、報連相や医院の情報管理を明確にする環境作りにも力を入れていけると良いかと思います。
ただ、初めにお伝えしましたが４月からの新人へのありかた研修、これが来月一番重要です。
医院の中でのご説明の機会が難しい場合は、５月に新人研修セミナーがございますので是非こちらも一度拝読いただき、ご検討いただければと思います。
頑張っていきましょう！
