WEB予約を初めて導入する方へ

歯科医院経営ブログ

このブログは約 8 分で読めます

こんにちは。実践会コンサルタントの山ノ内です。

本日は「WEB予約」をまだ開始していない方向けにブログを書きます。
以前もブログで触れたことがあるのですが、最近お伺いし始めた医院さんの多くが「導入していない」または「活用しきれていない」という状況が多いので改めて書かせて頂きます。基本的な内容にはなりますが、まだ導入していない医院さんや導入しているがWEB予約からの新患予約が少ない医院さんは是非確認してください!

 

WEB予約システムの重要が高まっている?

そもそもですが、WEBからの新患予約が非常に好調です。恐らくですが、コロナの影響を受けていると思います。コロナによる環境下で多くのことをネット上で済ませることに慣れたり、他人との接触が減ることで口コミ紹介が少なくなったり、、、新しい生活様式の影響は受けていると思います。そして、これからも継続すると思います。

 

 

どんなWEB予約システムが良いか?

正直、「絶対にコレがいい!」というものはありませんが、キャンセル対策を見越してSMS機能を活用できるのは必須ですね。その他、データ解析機能、CTI機能、診察券アプリ、LINE予約機能など様々な付加価値的な機能もありますが、何よりも大事なのはホームページからWEB予約出来ることなので、迷って時間が過ぎるならまずは導入することが大事です。レセコン会社さんが自前で紹介するもの以外でしたら、下記のようなものがあります。

 

SMSデンタルアポ
http://dental-apo.jp/

 

アポツール
https://apotool.jp/

 

デントネット
https://www.dentnet.org/

 

アポデント
http://apodent.narcohm.co.jp/

 

ジニー
https://genie-dc.com/

 

などなど
※詳細に関しては、メーカー様にお問い合わせください。

 

患者情報が連携できるかどうかは予約システムの会社とレセコン会社さんの双方の確認が必要です。ただ、基本的にレセコン会社さんは自前でやって欲しいので外部の予約システムを導入することをだいぶ渋ります。ただ、連携できることの方が多いです。医院さんからレセコン会社さんにしっかり、ハッキリ言えるかどうかにもかかっています(笑)

 

価格帯は様々ですが、比較的低コストで始めるなら、SMSデンタルアポかアポデントでしょうか。初期導入費5~6万円程度、ランニングコスト月7,000~10,000円程度(SMSオプション込み)で始められます。付加価値が多くついている商品に関しては高額なので補助金や助成金を活用するのも一つかと思います。

 

参考)IT補助金

中小企業・小規模事業者のみなさま | IT導入補助金
中小企業・小規模事業者のみなさまへ。IT導入補助金を申請、活用するための情報、ITツールを導入して生産性を向上させるための情報を掲載しています。

 

 

初期設定① 列について

初期設定で「ユニット」もしくは「DrやDH」単位で列を決めます。特に「ユニット」で分ける時に忘れがちなのはカウンセリングルーム列です。カウンセリングも価値を生む(=お金を生む)場所なので別にとりましょう。あとは、カウンセリングの時間が治療列の中に組み込まれているとカウンセリングに入っている時間に他の予約が取れないという機会損失を生むので必ず分けましょう。

新患枠の列を設けるかどうかは医院のスタイル次第になりますが、新患を積極的に取りたい医院さんはあっても良いかと思います。

 

 

初期設定② 予約の時間について

こちらも医院さんの置かれている状況によって異なりますが、新患を積極的に取りたいところは「30分枠」です。ただ、この枠になると最低限の問診と検査、主訴の処置になると思うので、初診カウンセリングを導入しているところは2回目の来院時に変更したりします。初診からしっかり見たい医院さんは1時間枠も良いかと思いますが、どうしても予約は入りにくくなると思います。なので、それ以上の時間での枠はおすすめしません。

あとは、WEB予約であっても、医院から折り返し電話して「問診の記載のため」という理由で予約の15分前に来院を促すことで少し時間にゆとりを持てたりします。また、キャンセル対策にもなったりしますね。

 

 

初期設定③ WEB予約は何日前からOKにする?

基本的には前日までのWEB予約を受ける形が多いですね。

新患を積極的に欲しいなら、当日も受けるところもあります。

 

 

初期設定④ 新患だけ?再診も?

現段階では新患だけで良いかと思います。再診までOKにすると煩雑になりやすいです。来院頂いている患者様に関しては出来る限りこちらで先導してあげるのがベストだと思います。

 

 

初期設定④ SMSの活用

私がおすすめしているのは、メンテナンスは1週間前~2日前の送信・治療は2日前の送信です。前日に設定しないのは、キャンセルになった時のリカバリーが難しいからです。たった1日ですが、この1日が大きいですね。

 

 

初期設定⑤ ホームページの設置

PC画面ならTOPページに入った瞬間に分かるところに設置すること、モバイル画面ならフッター固定がおすすめですね。予約までの手間を少なくする、すぐに予約できるようにする、この観点が大切ですね。

 

フッター固定の例)携帯画面の下に固定されていて、スクロールしても表示され続ける

 

初期設定⑥ 実際に予約手続きをして最終確認

これはとても大事です。実際に予約が可能なのかどうか確認してください。特に慎重派の方は新患が入りにくい設定になりがちなので、WEB予約の設定したは良いけど予約できるのが1週間先ということも。それだと新患UPは難しいです。

あとは、患者さんが増えてくるとWEB予約が出来るのが2週間先となってしまうこともあります。その場合は仕組みの変更が必要ですね。

 

 

最後に

今回は設定までの流れをまとめてみました。「まだWEB予約を導入していない」「WEB予約の新患が少ない」そんな医院さんは是非再確認してみてください。ちょっとした工夫で患者さんの流れが変わりますよ。

歯科医院経営の悩みに効くクスリ

歯科医院経営のヒントになる情報を無料で公開しています。
お申し込みやご登録がお済みでない方は、ぜひこの機会にご利用ください。

投稿者プロフィール

山ノ内 友哉
山ノ内 友哉
管理栄養士過程の大学を卒業。男性では少ない管理栄養士の資格を取得し、栄養学と関連の深い大手食品会社系列の製薬品会社に営業職として入社する。
前職の在籍期間は約8年間、700床以上の基幹病院にて医師・コメディカルを巻き込んだ 疾患教室の立ち上げ支援で医療従事者間の信頼関係構築の基礎を習得。その後、東京都内の私立大学病院を担当。そこで、自社製品の「現状」と「あるべき姿」を明確化し、そのギャップを埋める活動を週間単位で落とし、新製品で約95%のシェアを確立する。課題解決の原則を実践し、自らに落とし込む。その評価を受け、最も影響力のある東京大学医学部附属病院を担当。
プロフィール紹介

現在、申込受付中のセミナー

毎月1回好評配信中!

タイトルとURLをコピーしました