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こんにちは。歯科医院地域一番実践会の渡邊です。
本日も前回に引き続き信頼関係構築パートの
第3段をお伝えしてまいりたいと思います。
今までのブログでお伝えしてまいりました取り組みにより、
スタッフ一人一人との信頼関係は構築が
出来てくると思います。
しかし、組織のマネジメントは
一人一人との信頼関係を
築いていくだけでは不十分です。
常にチーム全体のパフォーマンスが
最大化するように考えていくことが
マネジメントでは重要なのです。
7つの習慣でもWIN-WINの関係性を築くことが
重要という話が出てきますが、
これを短期的に次々と実現していくことは
かなり難しいです。
結果として、どちらかの利益を取れば、
どちらかの利益が損なわれるということが
日々起きていきます。
例えば、受付がアポイントを取ることを優先すれば、
診療室は無理のある診療になる。
というような具合で起こります。
この時に、前回までにお伝えしておいた、
取組をしていないと不満、退職に繋がっていきます。
そのような状態をWIN-WINに
復活させる方法があります。
それがMTGです。
MTGを行うことで、
それぞれが抱えている不を
チームの問題として継続して考えていく
ことが出来るようになります。
その時々によって最適な道を選択していくことが
出来るため、WIN-WINの状態に近づけることが
出来ます。
このMTGに関しては非常に大切なのですが、
意外にもMTGのやり方を教えてくれるところは
非常に少ないです。
そこで私の経験をもとにMTGのポイントを
お伝えいたします。
MTGのポイント1 開催方法を明示する
まず開催方法を明示することが非常に重要です。
5W1Hで考えていただくとわかりやすいと思います。
誰が参加するのか
なぜやるのか
何をテーマにするのか
どこでやるのか
いつやるのか
どのようにやるのか
これらを各MTGで整理しておき、
必ずアジェンダを事前に送り、
議事録を取るようにしていきましょう。
意外と今までやっていたので、
やっているというケースが多く、
状況が変わっているのに、
やる内容が変わっておらず、
無駄な時間が発生してしまっている
可能性がございます。
MTGのポイント2 開催するMTGを決める
既存のMTGを整理した後に、
必要なMTGを確認していきます。
朝礼
昼礼
終礼
職種別MTG
幹部MTG
全体MTG
組織が発達していくと、
一人のリーダーが全体を見れなく
なってきます。
その時には幹部の育成と協力が不可欠ですが、
この幹部MTGが設計されていなかったり、
幹部が自分の職種の現状を把握していなかったり
といったことが起こります。
そのようなコミュニケーションの流れを
確認しながら、今必要なMTGの形を
決めていくことが大切です。
MTGのポイント3 MTGのゴールを決める
MTGには大きく3つの目的があると考えております。
1決定
2議論
3共有
スタッフ数によってMTGのゴールを変える必要が
あります。
例えばスタッフ数20人の医院で、
スタッフ全員が集まる全体MTGのゴールが
決定となると、相当優秀なファシリテーターが
いないとまとまりません。
その場合は議論もしくは共有に留める
といった工夫が必要です。
また、スタッフに自主性を高めてもらいたい場合は、
スタッフが発言する機会や役割を明確にし、
スタッフたちで決めたという実感を持ってもらうこと
が非常に大切です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
組織は人の集まりです。
人は言葉によってコミュニケーションを
取ることで集団を形成してきました。
そう考えますと、
この情報伝達の方法をトップが
しっかりと意識し考えていくことは
非常に大切です。
私が前職でリーダーをしている時に、
4つのリーダーとしての大事な役割を
教えてもらいました。
それは
父性
母性
情報収集
情報伝達
の4つです。
その時々の状況を把握し、
生き抜くために必要な情報を共有し、
時に厳しく、時に優しく接していくことが
リーダーとして求められているのだと
思います。
コロナが大変な状況ではございますが、
今こそコミュニケーションの重要性を再度
見直していただき、信頼関係をチームで構築し、
乗り越えていかれることを願っております！
