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こんにちは！
歯科医院地域一番実践会コンサルタントの山ノ内です！
本日は予約システムを導入する意義についてお話したいと思います。
初めてコンサルティングでお伺いする医院様で確認することは非常に多くありますが、その確認事項の１つとして、私は予約システム（インターネット上による管理）を導入しているかどうかを確認します。
その理由は予約システムにするメリットが非常に多くあるからです。主要なメリットを３つあげたいと思います。
① 24時間のインターネット予約
これは新患を増やす上で非常に重要です。自医院のホームページに興味を持ち、予約したいと思う人でも、平日の日中に電話でしか予約出来ない場合は仕事や家事で予約することを忘れてしまう可能性があるからです。また、インターネット予約が出来ても本予約でなく、仮予約になってしまう場合も予約をせずにホームページを離脱してしまうリスクはあるかと思います。そういう方が毎月5人程度いたら、年間で新患60人を失っていることになります。大きな損失ですよね。この理由だけでも導入を検討する意味があります。
② キャンセル発生時などのアポイント調整
これを軽視する先生が非常に多いです。まず、手書きのアポイント帳はリスケジュールをすることで汚くなり、とても見にくくなります。汚くなると忙しい診療時間での変更では瞬時に判断しにくくなります。そうすると、本来なら予約可能な時間帯を見逃してしまい、先の予約になってしまい、予約を埋めきれないことが起こります。機会損失になってしまうことは出来る限り回避していきましょう。そういう意識、取り組みが積み重なり、大きな成果に繋がります。
③ SMS機能によるキャンセル対策
こちらはオプションで選べる予約システムが多いですが、可能なら、備えておきたい機能になります。特にリコールの患者さんは数か月後先になるので、忘れてしまうケースは少なくありません。直接電話するのが、最も効果的かと思いますが、患者さんの人数が増えたり、マンパワーが足りない時は難しいですよね。また、通常のメール機能でもいいのですが、LINEの普及などにより、最近ではメールをあまり見ない、見たとしてもタイムラグが生じてしまうことが増え、効果はSMSより劣る可能性があります。このキャンセル対策効果を具体例で表すと、保険診療を1枠500点と仮定し、1日1人に効果が出たら、20日診療で1万点。1年間で12万点の効果です。大きいですよね。
その他、導入するシステムによって異なりますが、CTI機能で顧客満足対策、住所録分析でエリアマーケティング対策などがあります。活用の仕方は多岐に渡ります。
後は変化に対して拒絶反応を起こしてしまうスタッフへの意味づけが必要となります。
反対を受けるかも？と思う場合は、事前にシミュレーションしておきましょう！
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URL：http://dental-apo.jp/
デンタマップ
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