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皆さん、こんにちは！
歯科医院地域一番実践会 コンサルタントの平社雄一です。
突然ですが、皆さんの医院では定期的にミーティングをされていますか？
最近では、診療時間の一部を切ってミーティングをしている医院さんや、コロナ明け後はランチを取りながらミーティングをする医院さんが増えてきていると感じます。
一方、ミーティングを実施しても何も決まらずにただ話して終わってしまっているということも多いのではないでしょうか？
それがランチmtgならまだしも、診療の一部を切って実施するミーティングが内容の薄いものだと、ただの医業収入の機会ロスと時間の無駄遣いです。
そうならないために全員で、ある共通認識を持つ必要があります。
ミーティングは意思決定をする場
ミーティングは話し合う場ではなく、「意思決定」をする場なのです。ここを全員で共通認識を持つことが非常に重要です。
ただ、課題を話して何も決めずに終わるのではなく、何らかの具体的なアクションを決める、誰が・何を・いつ・どうやって実施するのかを決めてミーティングを終える。これが最も重要なのです。
ミーティングの質をあげる３つのポイントをお伝えします。
１，事前に議題を共有する
ミーティングの質を高めるために必ずやらないといけないことがあります。
事前に議題を明確にして、共有しておくことです。
ミーティングの議題が明確でないと、参加者は何のために集まっているのか、何を話し合うべきなのか、何を決めないといけないのかを理解できず、結果として話しがなあなあに終わり、ただ時間の無駄遣いになります。また、診療時間を切ってミーティングを実施している場合はただの医業収入のロスです。これは絶対に避けなければいけません。
また、事前に議題を共有する場合は大きく２つに分類して共有しておくことをお勧めします。
・「共有・報告事項」
・「協議して決めたいこと」
この２つです。
「共有・報告事項」
共有・報告事項を事前に共有し、ミーティングの場では補足説明くらいにしておき、あまり時間をかけないようにします。
「協議して決めたいこと」
メインはこちらです。協議したい内容を事前に考えてきてもらう、これが最も重要です。その場で考えながら話し合うのと、予め考えてきた内容を話し合うのでは、内容の質が大きく異なります。
そして必ず具体的なアクション内容を決めるところまで話して、ミーティング終了です。
具体的な意思決定をミーティング内でするために、事前に協議して決めたいことを考えてきてもらうのです。
２，決定したアクションを可視化する
ミーティング内で決まったことを可視化することが重要です。
人は忘れる生き物です。１時間後には約半分のことは忘れているのです。
だからこそミーティングで決まったことを可視化しておくことが大切なのです。
議事録をラインのノートやGoogle Drive等に保存していく医院さんが多いですが、正直スタッフはあまり見ないかなと思います。そこまで手間をかけて振り返りに行かないのです。
お勧めなのは、ややアナログですがスタッフの目にとまる所に掲示しておくことです。
滅菌室に当日のアポ帳を貼り出している医院が多いと思いますが、そのアポ帳の横や、トイレの扉等です。
目にとまるところに掲示しておき、取り組みの定着を促します。
３，ミーティング不参加者への共有
これも重要です。欠勤でミーティングに参加できなかったスタッフさんや、特にパートさんに誰がミーティング内容を共有するかということを決めることもお勧めします。
本来は、議事録を見て不明点を質問しにきてほしいのですが、残念ながら実際そこまで行動するスタッフさんは多くはないです。
但し、ミーティングで決めた取り組みを全体で実践することが重要なので、不参加者が自ら聞きに来るという文化が醸成されていない医院では、不参加者への共有も徹底することが大切です。
まとめ
質の高いミーティングはマーケティング・マネジメント強化に確実に繋がります。経営に直結するのです。一方、その場でなんとなくやるミーティングは時間・労力の無駄で非常に勿体ないです。
これを機に自医院のミーティングの質を振り返ってみてはいかがでしょうか？
