ミーティングで決めた内容を実践させるポイントとは

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皆さん、こんにちは！

歯科医院地域一番実践会　コンサルタントの平社雄一です。

皆さんの医院ではミーティングを定期的に実施されていますでしょうか？

私のクライアントでは必ず定期的にミーティングが実施され、様々な取り組みが同時並行で着実に進み、成果が出ています。

“ミーティングが定期的に実施され、取り組みが進んでいる”というのは一見普通のことかと思いますが、皆さんの医院でもミーティング後に取り組みが着実に進んでいますでしょうか？そして成果に繋がっていますでしょうか？

・ミーティングで話しただけで終わってしまっている

・ミーティングで確定したことが着手されていない

・ミーティングに不参加だったスタッフがミーティングの内容を知らない

かなり多くの医院さんで、上記のことが散見されます。

前回のブログでは、ミーティングは「意思決定をする場」とお伝えしました。

今回はここを更に掘り下げて、何を、どう意思決定すべきなのか、どうすれば取り組みが実施されるのか、について記載していきます。

ミーティングで決定された内容が実際に実践されないと、ミーティングの意味がありません。診療を切ってミーティングをしていた場合、医業収入のロスにも直結します。

「診療時間を切ってまでミーティングをしているので、それなりの成果を出さないといけない」と、どこまでのスタッフさんが思っているでしょうか？

残念ながらそこまで考えてくれる優秀なスタッフさんは多くありません。

だからこそ、院長先生自身で狙いを定めてミーティング内容をコントロールする必要があるのです。

ミーティングで「取り組み内容を決めることが重要」というのは皆分かりきっていることだと思います。

ミーティングで決めたことが実践されるために何が重要なのか？

如何に具体的に業務フローに落とし込めるか、ということまで決めることが非常に重要なのです。

細部まで具体的に決める。具体的に決めれば決めるほど実践されます。

一方で、新しい取り組みのフローの中で、少しでも曖昧な部分があるとそこでストップしてしまい、次回のミーティングで振り返りをすると、ほぼ進んでいないという状態になるのです。

ミーティングのテーマが「自費補綴を増やすためにはどうするか？」というもので、話し合ったことが下記内容だった場合、どれほど実践されるでしょうか？

・自費補綴を増やすために案内を強化していきましょう

・Dr、各スタッフが可能な限り案内していきましょう

・パンフレットも適宜お渡していきましょう

上記内容ではほぼ実践されないでしょう。

案内する人・タイミング・どんなツールを使うのか等々、より具体的にしていきます。

・初診カウンセリング担当者が、問診票の「治療の希望」欄を確認する

→初診カウンセリングでもヒアリングする

→ヒアリング結果をサブカルテの〇〇欄に記載しておく

・セカンドカウンセリング時にTCから治療計画を説明する

→三つ折りパンフレットにその場でマーカーを引いて、開いた状態でお渡しする

・根充と同じ日に補綴カウンセリングアポを取る

・補綴カウンセリングを実施し、補綴メニューとメタルフリーパンフレットを渡す

上記、かなり割愛している内容ですが、実践されないミーティング内容と比較すると具体性が増していると思います。

私のクライアントでは、更に細かいところまで決め、ミーティング直後から実践できる状態にしています。

前回のブログでは、ミーティングは意思決定をする場とお伝えしましたが、今回はどんな内容を意思決定すべきなのかというところに焦点を当てて記載しました。

より具体的に、業務フローに落とし込むことが重要なのは上述の通りですが、もう一つ重要なポイントをお伝えすると、ミーティングでヒトの動き、モノの動きを全員がイメージして話し合うことが重要です。

これが出来ればかなり具体的な内容が決まるようになります。

そうなると、より実践が進み成果が出やすくなるのです。

ミーティングの質を高め、全員で取り組み、全員で成果を出す、こういう組織を創っていくべく、ミーティングの内容を考え直す機会にしてみては如何でしょうか？