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皆様、こんにちは！
歯科医院地域一番実践会 コンサルタントの山本峻士です。
本日は、
タイムマネジメントにおいて重要なことは第二領域以外にある
というテーマでお伝えさせていただきます。
多くの方々は院長含めて自分の立場や業務量が増えてくると、
タイムマネジメント（時間管理）に関して学ばれる方は多いかと思います。
私自身も、今ではクライアントも30件近く担当し、セミナー講師を複数担当したり、
最近では、元々外資系生命保険会社に勤務していた経験から、
院長先生向けの資産形成のご相談まで請け負っております。
それだけでなく、プライベートでは子どもも４人おり、
まだまだ小さいので、休みの日は家庭に時間を割いておりますし、
最近ではボランティア活動や子どもの部活のサポートまで・・・
非常に多くの役割を担っているので、
このタイムマネジメントの重要性をますます感じている次第であります。
今回は、このタイムマネジメントにおいての考え方についてお話します。
◆第二領域が最も重要なことは変わらない
やはり、どこのタイムマネジメントがテーマの書籍でも、
緊急ではないが、重要なことである、第二領域が最も重要なことである、
という本質は変わらないと思います。
最もわかりやすいのが「予防」です。
虫歯になってから歯医者に行くのは第一領域ですが、
虫歯や歯周病にならないために検診に行くのは第二領域です。
皆さんの健康などももちろんですが、
問題が起きないように、そもそも問題をおこさせない仕組みに変えてしまうことですね。
例えば、教育やスタッフをはじめ人材育成、教育などに時間と労力をさくのも第二領域です。
ここは大きく変わらないところだと思います。
◆「第一領域」と「第三領域」の違いを理解しているか
問題はここです。
どうしても最優先しなければならないことは第一領域である、
緊急であるし、重要なことだと思います。
それはその通りなのですが、
しっかりと自分の業務が第一領域なのか？それとも、
緊急ではあるが、重要性は低い「第三領域」なのか？
整理して業務を取り組んでいるでしょうか？
私自身も最近感じているのは、ほとんどの業務は第三領域で時間を使っているのではないでしょうか？
例えばわかりやすい例が「メールやLINEのやりとり」です。
たしかに仕事に関わるやりとりなどは重要ですが、
業者とのやりとりというのは本当に重要なのでしょうか？
正直そこまで重要でなくとも、なんとなくスケジュールしている方も少なくないのではないでしょうか。
実はこの第三領域の業務自体が、多くの時間を割いてしまっている人はかなり多いかと思います。
◆第三領域は任せるか、やらないか
この第三領域においては解決策は３つしかありません。
それは
①効率性を上げる
②人に任せる
③思い切ってやらない
この３つしかありません。
例えば、①効率性を上げるというのは、
メールの返信も時間を決めて最小限の時間で行う、定型文を予め作成するなどですね。
②の場合は事務長などを採用して、
代わりに行ってもらうなどです。
③これも重要ですが、正直言って意味のない時間なのであれば、
やらないという決断も重要です。
業者との打ち合わせも、意味がないのであれば、
報告のみメールでしてもらう、など決断することも重要です。
「忙しい、忙しい」と思っている人ほど、
この第三領域の業務をいかに最小限の時間と労力で行うのか？
考えてみることが重要です。
