面談に苦手意識を持っている方へ。効果的な面談のポイントとは?

スタッフ教育

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皆さん、こんにちは!
歯科医院地域一番実践会の五十嵐です。

 

今回のテーマは、マネジメントにおいて重要な取組である面談についてお話していきたいと思っています。面談については、普段の診療などで、時間を確保する難しさや、何を話してよいのかわからないという不安から、実施にまで踏み込めない医院さんも多いと思います。ですが、特にコロナ禍で薄れている院内のコミュニケーション強化やスタッフの成長・自主性を引き出したりしていく上では、非常に効果的な取組かと思います。ここでは、少しでも効果的に実施いただけるよう、面談の目的やポイントについて簡単にお話していきます。

 

 

信頼関係をつくれていることが大前提…

 

面談における大前提ですが、実施する上で、スタッフさんと信頼関係が取れていることが非常に重要なポイントです。この前提がないと、そもそも面談をされる側の心のコップが上向きになっていないので、効果的な話ができません。

 

まず関係性をつくる為には、コミュニケーション頻度をあげることも重要ですが、スタッフさんに興味をもつことが大事だと思います。常日頃から、スタッフさんごとの良いところ・強味を観察・把握し、感謝や労いの気持ちを持って伝えたり、各スタッフさんの興味のある話題を用意したり・同じ体験をするなどされている先生は、良い関係性が作れているように思います。これについては、以前にブログの中で、コンサルタントの井ノ上が記載させて頂いていますので、参考にされてみて下さい。

https://www.consuldent.jp/blog/14230/

 

 

面談へ向かう心構え…

 

改めて、面談の目的ですが、スタッフさんのモチベーションアップの他、教育支援、コミュニケーションの強化があるかと思います。では、コミュニケーションの定義とは何でしょうか?ここでの定義は、「自分の意図が相手に伝わって、相手が意図に沿ってうごいてくれること」であると考えています。なので、ただ単に話せてスッキリしたから終わりではなく、面談後に何かしらの行動変化や次のアクションを決めることがゴールになります。

 

ここで注意して頂きたい重要なポイントがあります。それは、面談はあくまでスタッフさんの為の時間であるということです。私は前職で務めていたリクルートでも、面談を行っていました。リクルートでは、面談は毎週行っていたのですが、その際、実施する側は常に問われていたのは、上司本位の面談になっていないか?という点でした。

 

私自身も経験上あったことですが、部下思いの上司にありがちな点として、どうしてもアドバイスをしたくなり、相手のことを理解しようとすることばかりが目的になりがちです。そうなると、こちらからの質問ばかりになり、詰問のようになってしまいます。

 

当然、それでは相手は育たないですし、面談をする上司が知りたい情報を得るだけでの場になってしまいます。たとえ、そこからアドバイスにつなげられたとしても、上司から伝えたいことだけを伝える場となってしまい、スタッフさんにとって本当に解決したい・知りたい情報を伝えることには、つながりにくいかなと思います。

 

 

より良い面談にするためには…

 

最も大事なのは、繰り返しですが、面談はスタッフさんの為の時間であるということです。そういった時間にするためには、まず相手に「思ったことを話していいのだと安心感を持ってもらう」ことが重要だと思います。おそらく面談を実施するのは、院長もしくはチーフといったスタッフさんにとっては、評価する側の方がほとんどかと思います。そうなると、常に評価されるという前提の上で話すことになるため、十分に話しをすることが難しくなります。

 

安心感を持って話してもらうためには、相手から少しズレた回答や提案をしてきたとしても、「そうなんだね!」「なるほどね!」「○○さんはそう思うんだね」などニュートラルな反応で返すことがポイントです。そこで「それは違うよ」「こっちが正しいだろう」と否定や考えをさえぎるなどして誘導をしてしまうと、二度と本心で話してはくれなくなります。もちろん、正さなければならないシーンもありますが、やり方を間違えると、自ら思考することをやめてしまいます。

 

たとえ、やり方が間違っていて、回り道だったとしても、スタッフさんが自ら考え、行動を決めてチャレンジしてもらうことの方が重要であり、それを時間を掛けてサポートしていくのが面談のあるべき姿かと思います。なので、スタッフさんの考えたアクションを否定したり、先にやり方を教えてあげるなどは学びにはつながらない為、やるべきではないと思います。

 

チャレンジして失敗した際には、成長させるチャンスだと捉え、しっかり面談で振り返ってあげることがとても大事になってきます。なにがうまくいかなかったのか?次はどうしていくかを質問しながら省察を支援していくことで、個人の成長サポートにつなげられることができます。

 

時間はかかりますが、これを繰り返していくことが、スタッフさんの成長につながり、医院の成長につなげていけると思います。

 

 

ぜひ、現状の面談方法を振り返って頂き、参考になる部分があれば、ぜひ実践してみてください!頑張っていきましょう!

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投稿者プロフィール

五十嵐康浩
五十嵐康浩
福島県会津若松市出身
「もっと世の中に影響力のある人間になりたい!」、「厳しい環境に身を置いて急激に成長したい!」という思いから、リクルートへ入社。個人事業主~大手上場企業など、幅広い領域で人材を通じ、顧客の業績にコミット。自身の営業成績としては、最も売上目標の高いSクラス部門で、最優秀営業賞を獲得。合わせて2年連続のグランドスラム(通期目標)を達成する。

そんな後、リクルート時代の先輩経由で岡本と出会い、経営戦略研究所のことを知る。岩渕、渡邊とも直接話を聞く中で、自社の売上を追うのではなく、クライアントの幸せのために全力でコミットするという会社の考え方に強く共感。医院の経営に深いところまで関わり、全力で支援しながら自分を磨き上げたいと考え、入社を決意する。

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