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みなさん、こんにちは。
歯科医院地域一番実践会の吉村です。
この記事は、開業を控えている先生やアポシステムの変更を検討されている先生に特に有益なものかと思います。是非最後までご覧になってください。
皆さまの医院は、アポイントをどのように管理されているでしょうか。
アポシステムによって管理されている場合、レセコン会社かアポシステムをメインとしている会社のものを使われているかのどちらかがかと思います。
今回は、アポシステムをアポイント管理にだけ使うのは非常に勿体ないことをしているかもしれないというお話をしていきたいと思います。
目次
１．アポシステムの選び方
２．経営に必要な数値
３．アポシステムの二次活用
４．アポシステムごとの違いと注意点
１．アポシステムの選び方
皆さまがアポシステムの選ぶときの考え方としては、
・使い慣れているもの
・以前に使っていたことのあるもの
・受付の人が使ったことのあるもの
・固定費がリーズナブルなもの
・メーカーやディーラーの紹介
・レセコン会社のもの
のいずれかに該当するのではないでしょうか。
アポシステムをアポイント管理だけに使うのであれば、操作のし易い、見やすい、使い慣れたものを使用していただいて大丈夫です。
しかし、実はアポシステムは、使いこなすことで経営面に必要な情報の収集を可能にするツールでもあります。
２．経営に必要な数値
みなさまの医院では、経営に必要な様々な数値を集計されていることがほとんどだと思います。
それは、新患数（成人／小児）、キャンセル率（治療／メンテ）、治療終了からのメンテナンス移行率、メンテナンス患者数、次回予約取得率などであり、医院によってはもっと細かい数値まで出されていることでしょう。
では、それとアポシステムがどういう関係があるのかご説明いたします。
３．アポシステムの二次活用
先に述べたように、大抵のアポシステムは経営に必要な数値をある程度算出することが可能です。しかし、その数値をどこまで算出できるかは、アポシステム会社によって大きく異なります。
一部のアポシステムでは、先ほど述べた、新患数（成人／小児）、キャンセル率（治療／メンテ）、治療終了からのメンテナンス移行率、メンテナンス患者数、次回予約取得率は全て算出可能です。
そして、これらを院長やスタッフが手作業で行うのか、それともアポシステムで簡単に算出するのかでは時間と労力が大きく異なります。言わずもがな、院長もスタッフも１日の時間と労力は限られています。アポシステムで手集計にて行っていた数値を楽に算出できると、余った時間と労力を他の必要なことに回すことが出来ます。
アポシステムを予約管理だけに使わずに、二次活用のことも考えて選ぶことが大切といえるでしょう。
４．アポシステムごとの違い
アポシステムによって算出できる数値は本当に大きく異なります。具体的な違いを述べることはできませんが、ほとんどの数値を調べられないものもあります。
また、正確な数値を調べるためには、ただアポシステムを入れるだけではダメで、アポシステムを入れた後に必要な設定を行わなければなりません。しかし残念ながら、初期の設定ではそこまで設定してくれません。ですので、データ分析に優れているアポシステムを選んだからといっても、必要な設定の有無で調べられる数値も正確さも異なってきます。私自身、初回訪問時に問題なく設定できている医院様を見たことがございません。
しかし初期設定時でも、十分データ分析ができるものはありますので、そのあたりも考慮してアポシステムは選んでいただくといいかもしれません。
