このブログは約 10 分で読めます
みなさんこんにちは！歯科医院地域一番実践会地域一番ディレクターの乙川です。
歯科医院地域一番実践会では現在、YouTubeに本格的に取組んでおります。
歯科医院経営ジャンルでは日本トップの４０００名を超えるチャンネル登録者数を誇り、毎週、有料級の動画をアップしてますのでチャンネル登録がまだの方は今すぐ、こちらからご登録ください。
私は既存医院のコンサルティングと新規開業の先生向けのコンサルティングを行っています。新規開業コンサルティングの際に、開業前の数カ月間のそれぞれのタイミングで「～ヶ月前のタイミングでは、～を実施するようにしてください」とお伝えすることが多いです。
そのため、今回は「開業３ヵ月前までにやっておくべき８つのこととは？」
というテーマでお伝えさせていただきます。
１番目：採用
最も重要なオープニングスタッフの採用活動を行っていきましょう。いかに強い組織を創っていけるかどうかは採用にかかっています。そのため、「採用を制するものが経営を制す」と言っても過言ではありません。採用活動は、開業前の３ヶ月前には完了しておくことがおすすめです。このようにお伝えすると「開業の直前でも十分なのではないか？」という意見もあるかと思いますが、開業直前はやるべきことが多数出てくるのと、直前まで採用できないと先生の気持ちに焦りが出てきます。実際に、採用費用を全く検討せずに開業準備を進めていた先生が、結果的に、常勤DAが１名しか採用できず、開業のロケットスタートどころではなくなってしまったというケースもあります。そうなってしまうと、大幅に医院のスタートが遅れてしまいますので、早い段階で人材の確保を完了させる必要があります。
まず採用を開始する前には、チェア台数に対して何名採用する必要があるのかを確認してください。（例）チェア３台スタートの場合、DR１、DH２、DA２等
まずはパートスタッフではなく、なるべく常勤スタッフの採用活動を行う方が良いです。
面接で重要なポイントとして、開業後にどのような取組を行うのかを事前に伝えて、それに賛同してくれるスタッフを採用するということです。理由として、開業後にスタッフにお伝えしていない内容を伝えると、「それは聞いていません」と院内の空気がわるくなり、結果的に退職につながる可能性もあります。私のクライアント様では、下記のような取組を事前にお伝えしています。
［医院取組例］
・年間目標、月間目標実施
・セミナー参加、シェア、レポート提出
・HP、SNS写真アップ
・ミーティング実施
・面談実施
・人事評価制度有
オープニングスタッフの募集については、既存医院の募集よりも応募数の確保が可能なので、１対１の面接だけではなく、採用説明会を開催して一度に複数名のスタッフ採用活動を行っている医院もあります。その場合には採用説明スライドを作成して、会議室などを借りてプレゼン形式で採用説明会を実施してみてください。
これから採用活動を行う先生方は、採用活動に伴い、多くの履歴書を見ることになると思いますが、履歴書もいくつか見るポイントがありますので、下記を参考にしていただけたらと思います。下記以外にも、Googleで検索すれば多くの履歴書ポイントが出てきますので、必ず確認してから採用活動を行うようにしてください。
［履歴書ポイント］
・写真の服装、貼付位置
・職歴多さ、退職理由、年数が合っているか
・文章の文字
・履歴書の状態
２番目：就業規則
最近では、歯科医院での労務トラブルが増えてきているので注意が必要です。
理由として、スタッフが簡単にスマートフォンで労務について調べることができるようになっているからです。気になったことをスマホで調べて、「院長先生これはどうなっているんですか？」と気軽に質問してくるケースもありますので、院長先生も社会保険労務士任せにせず、ご自身で労務の知識を身につける必要があります。実際に、新人スタッフが就業規則に疑問を持ち、労働基準監督署に「うちの医院の就業規則のこの部分は合ってますか？」と質問をしに行くこともありました。そのために就業規則の内容は、院長先生が必ず理解をしておくようにしてください。また、就業規則の作成は社会保険労務士に依頼すると思いますが、多くの場合、他院の就業規則を流用して渡してくるケースが多いので、必ず自院に合うように変更するようにしましょう。
3番目：マニュアル、カリキュラム作成
最近の医院では、マニュアル、カリキュラムがあることが当たり前の時代になっています。そのため、オープニングスタッフを迎える時に、基本的なマニュアル、カリキュラムを作成することが重要です。カリキュラムは、必ずゴール設定を明確にするようにしてください。また、開業前に医院の設備やスタッフが揃った段階で、スマートフォンを使った動画マニュアルの作成をしていくのも良いです。スマートフォンを使った動画マニュアルのポイントは下記です。
・撮影する動画マニュアルの内容をリストアップする
・二人一組で作業風景を話しながら撮影する
・動画の撮影時間は３分以内
・医院全体で時間を確保して一気に撮影する
・撮影した動画はYOUTUBEで限定公開にしてみんなで見れるようにする
４番目：カウンセリングシステム
別の動画でもお伝えしていますが、カウンセリングシステムを導入することが他院との差別化につながります。この時期には、院長先生がカウンセリングを行うか行わないかの判断をしておくことで医院の方向性が明確になります。勤務医時代にカウンセリングの経験がない先生に関しては、弊社でTC（トリートメントコーディネーター）を育成するスーパーTC育成塾https://www.consuldent.jp/seminor/tcikusei.htmlを実施しておりますので、ご検討ください。
５番目：内覧会LP作成
みなさんはLPという言葉を聞いたことがあるでしょうか？
LP＝ランディングページです。LPは１ページ無料で作成できるHPのようなものでGoogle広告と共に活用します。このLPで、内覧会専用ランディングページを作成することがおすすめです。１ページですが、掲載する内容として、
・内覧会開催アピール
・内覧会見込み来院者獲得
・内覧会イベント告知
・WEB予約ページリンク掲載 ※開業間近に実施
・スタッフ採用ページ
上記のような内容を掲載します。
内覧会開催前から医院＋内覧会開催アピールになりますのでおすすめです。
６番目：HP詳細決定
半年前に作成したドメインのホームページの更新を行います。
実際にホームページに何を載せるのかを検討していきながらホームページ会社に指示出しします。どのようなことを載せるかは、様々な医院のホームページを見ながら具体的にイメージして内容を決めていただけたらと思います。
また開業１ヶ月前になるとHP写真の撮影を行いますので、他院様のHPを見ながら、自院のホームページに掲載する内容をイメージしていただけたらと思います。
７番目：近隣挨拶
開業後の新患獲得において効果的なのが近隣挨拶です。
開業間近になると、なかなか医院から外出できる時間が確保できなくなってしまいますので、まだ余裕のある１ヶ月～３ヶ月前に実施できると良いです。
特に、地元で開業される先生は地の利が働きますので、先生の知人友人関係だけでなく、家族、親戚など血縁関係を駆使して、なるべく多くの人に開業と内覧会のことを広報できると良いです。特に影響力の強い人に挨拶に行くことで、一気に情報が広がる可能性もありますのでおすすめです。
８番目：モデル医院見学
これから開業をするにあたってどのような医院を創っていきたいか、自院が目指す医院はどのようなものなのか、を明確にするために行うのがモデル医院見学です。
モデル医院見学のポイントとして、
・実際にどのような取組を行っているのかが分かる
・イメージが具体的になる（スタッフ、診療体制）
・アポイントの時間配分
・どんなツールを活用しているのか
・開業後も情報交換ができる
など、開業前だけでなく、開業後にも有益な取組なので、時間がある間に実施していただけると良いです。
以上が、開業３ヶ月前までにやっておくべき８つのことですが、いかがでしたでしょうか？開業６ヶ月前、３ヶ月前、１ヶ月前とそれぞれのタイミングで実施すべき内容がありますので、優先順位を決めて準備を進めるようにしましょう！
