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皆さん、こんにちは。歯科医院地域一番実践会 地域一番化マスター 岩渕龍正です。
多くの院長先生がＧｍａｉｌを使っていると思います。
私も使っているのでわかりますが、便利ですよね。
しかし、Ｇｍａｉｌが便利であることによって、かえって、生産性が下がってるのではないか？
そう思うことがここ数年、多くなってきました。
というのは、Ｇｍａｉｌには送受信という機能がありません。
「は？何を当たり前のこと言ってるの？」と思うと思います。
しかし、Ｇｍａｉｌを開くと、何が一番最初に目に入るでしょうか？
そうです。一番、新しく受信したメールがずらーっと並んでいるのです。
そうなると、そのメールに目を通したり、返信が必要なものを返信したりすることになります。
まさに、時間管理マトリクスでいうところの「緊急で重要な」＝「第一領域」のメール処理に追われ続けることになるのです。
そうすると、「後でじっくり読もう」とか「これは考えてから返信しないといけないな」とか「これは申し込もうかどうしようかまた考えよう」という「緊急ではないけど重要な」＝「第２領域」のメールが後回しにされるか、そのまま忘れ去られてしまいます。
恐らく、大半の場合は忘れ去られてます。
そうやって、便利になったようでいて、便利になってないのがＧｍａｉｌなのではないでしょうか？
つまり、Ｇｍａｉｌによって生産性が下がってる人が多いと思うのです。
私はどうしてるかといいますと、Ｇｍａｉｌは使ってますが、他のメールソフトにメールを転送しています。
そうすることで、メールソフトのいい点も活かしながら、Ｇｍａｉｌのウイルススキャン機能も活かしてるのです。
ですので、メーラーを開いても、最新のメールは勝手に受信されないので、表示もされません。
これまで、開いたメールの中で重要な、まだ返信できてないようなメールに取組むことができるのです。
また、私はメールの中で、「これは後でちゃんと考えないといけない」「これはその場では返信できない、考えないといけないメールだからあとにしよう」というメールはメールタイトルの色を変更しておいて、後で見返したときにすぐに分かるようにしています。
そのような機能を使ってる院長先生はほぼ見たことがありません。
そのような忘れないちょっとした工夫をするだけでも、生産性は上がるのです。
このような機能はＧｍａｉｌにもあるので、使うをおすすめします。その他にも、ToDoリストに追加するような機能もあるので、何かしら忘れないための工夫をすることはしたほうが良いかと思います。
可能であれば、メールの種類ごとにフォルダを作成して分類しておいたほうが後で見やすいかと思います。
また、受信トレイの中には、要らないメールもたくさん来ると思うのですが、不要なメールは削除をしていき、必要なメールだけを残すようにしたほうが良いかと思います。
受信トレイの中でに不要なメールがたくさんあると、必要なメールを見つけることが非常に難しくなり、机の上が散らかってるような状態に近くなると思います。
毎回、削除する手間を考えると、読まなくなったメールマガジン等は解除したほうが良いかと思います。
断捨離を考える人は多いですが、頭の中の断捨離の方がむしろ大切で、そのうちの１つがパソコンの内のデータの断捨離です。
デスクトップ画面にたくさんのファイルが散らばっていないでしょうか？
Ｇｍａｉｌの中に大量の不要なメールが残ってないでしょうか？
ちなみに、私の場合、最悪、メールソフト上で必要なメールを削除してしまったとしても、Ｇｍａｉｌの中にメールが全て残されているので、削除してしまっても大丈夫という安心感があるので削除しまくっております。メールのやりとりは毎日、やってると思います。メールを処理することの生産性を上げることも日々の治療の生産性を上げるのと同じぐらいの価値があると思いますので、是非、取り組んでみてはいかがでしょうか？
