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強いチームをつくる

2018年6月7日
強い組織をつくる

こんにちは、歯科医院地域一番実践会の萩原直樹です。
今回は「強いチームをつくる」というテーマに関してお話したいと思います。

強いチームという定義を何にするのかは医院によって異なりますが、

今回こちらのブログで定義する

「強いチーム」は組織内で役割分担がされていて、
個々の仕事に責任感と覚悟をもって行っている集団

といたします。

最近よく「強いチーム」に関して考えています。

以前、トヨタ自動車の社長豊田章男さんがこんなことをお話していました。

「リーダーは“空気”のような存在が理想」

緊急事態が起きた時は前に出ることはあるけれども、
平常時は空気のようにほとんど存在がない。
いなくなっては困ってしまうけど、いたとしても常に強いコントロールをしているわけでもない。

強いチームであり続けるためには、最終的に個々の力を伸ばすことは非常に重要です。

ただし、業務の支援や指示のすべてをリーダーが行ってしまうと、
ついてくる部下は考えることすらなくなってしまう。
教えすぎても考える力や行動する力が育たないし、多少の方向性を示さないと行動することすらできない。
教育のバランスが難しいのです。

リーダーは必要だけれども全てに強くリーダーが干渉しすぎず、
個々の成長を促すことが必須です。
次に何をすればいいかがわかっていればメンバーは動くことができます。
もちろん前提としては全ての人材が自発的に成長するとも限りませんので、
人材募集、選考、採用のタイミングで自分のチームに合った仲間を集めていきます。

それぞれが自分の役割を把握して「自分の責務を果たす」と考えられるようになると、
自分のことを一生懸命行っているとしても、
最終的にはチーム全体への良い影響としてつながってきます。

チームにおいて皆で同じことをしているチームとしての結束力は強いが、歩みが遅くなかなか前に進みません。
時には仲良しクラブになってしまい、規律が緩いチームになってしまいます。

締めるときは締め、明確な目標を共有する。

その目標に対しての具体的な行動計画を院内ミーティングなどで、
しっかりと時間をとって実践をしていく。
このサイクルを着実に回していきます。

成長スピードの早いチームはしっかりと役割分担ができています。

新患や自費はホームページ調整や院長コンサルでアップできるけれども、
リコールやキャンセル率はスタッフの協力がなければ改善することは難しいのです。

受付は患者様が予約をとりやすいアポイント調整をしており、
TCはより良い人生を送るための情報提供ができており、
歯科医師は患者様が望む最善の治療を行う。

それぞれが決められたポジションで個々の責任を果たすことが重要です。

チームが成熟していくには4つの段階があると言われています。

第一ステップ フォーミング

ここではチーム内のメンバーがそれぞれのメンバーの技術、能力がどの程度かをお互いに見ている状態です。
まだ誰がどの役割をするべきかもわからず、とりあえずトップダウンで指示がでています。
この状態においては歯科医院でのミーティングやイベントが重要な施策になってきます。
施策を打たないまま経営を進めていくと、院長とベテランチーフ以外の退職は相次ぎ、
長期にわたりチーム構築ができません。

第二ステップ ストーミング

この段階ではそれぞれが意見を出し始めて、行動をとりはじます。
しかし、同じ方向をみれていないため、各個人の意見や行動がぶつかる状態でもあります。
ストーミングでは個性がぶつかり合います。
ぶつかることを恐れるスタッフは意見を言うのをやめて、
おとなしくなり、医院運営には消極的になっていくでしょう。
もちろんチームとしての一体感はないのでバラバラ感があります。
院内でもアウトスタンディング(目立つ)な存在がチームでの一体化を邪魔します。
チーフだけが多くの仕事をしている、院長がすべてを決めてしまうなどが発生するでしょう。
この時は意見を回すファシリテーションが必要です。
方針と合わない意見が出た場合でも、否定をするのではなく、より方針に近い改善案を言ってもらうようにサポートし、意見が出やすい環境にするといいです。

第三ステップ ノーミング

同じ方向を見て、それぞれが役割を認識して機能し始めるのがこのタイミングです。
チームの状態がよくないと、第二ステップに戻ってしまいます。
結局はできる人だけが行う形となります。
ノーミングの段階では役割を任せた人を信頼して、トライ&エラーを重ねてもらうしかありません。
メンバー同士がお互い自分の役割を理解し始めるのも、任せて個別に機能し始めることがわかってから、
チームとしての成長は加速していきます。

第四ステップ トランスフォーミング

このタイミングではそれぞれの技術や行動力を互いに認知しています。
相乗効果が生まれてくるため、自分のすべきことを行えばチームのスピードは加速します。
信頼関係が成り立っているので、院長先生やチーフが不在であってもチームは良い状態で運営されます。
トランスフォーミングの段階ではビジョン共有が必須です。
年に1度のキックオフミーティングなどで歯科医院のテーマを設定し、
年間で実践するための目標を決める。
3ヵ月に1度のクォーターミーティングなどを行いながら、
軸がぶれないように実践している情報共有や行動修正ができるとなお良いです。

ただしこのレベルに至るまでには医院の行事やイベントを回す本部機能の強化が必須です。

医院を大きく、または強くしていく中では同じビジョンに向かって進むことは必須ですが、
それでも個々の力が弱かったり、責任が曖昧だとうまくはいきません。

仲間を信じる、任せる、失敗させることが最終的にはチームを強くすることにつながるのだと思います。

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