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育成面以外で業務を簡素化できることがあるとすればなにか?

相談内容

院長夫人として医院の事務面と受付のサポートをしています。

スタッフの人数不足。秋以降、家庭の事情で退職するスタッフが相次ぎ、Drは変わらず2名+週3非常勤1名だが、9月から受付が1名から0名に、9月10月にかけてDAが4名から2名(うちTCが2名、うち1名はカウンセリング月100件以上担当)、12月にDH正社員3名+パート1名が正社員3名になってしまう。

診療時間を秋以降短くするため、応募はそこそこあり、長期的には採用面が改善されると思うが、DAも受付も人数不足なため、新人の育成に時間を割くのが難しくなると思われる。最近の応募者の前職の退職理由が「ちゃんと指導してもらえなかった」「聞く人がいなかった」というものなので、育成には力を入れる必要がある。

育成面以外で業務を簡素化できることがあるとすれば何か、また、効率的に育成するコツがあれば教えていただきたい。カリキュラム・マニュアルは揃ってます。
※現在、採用の可能性があるのが、DA経験者2名、受付未経験者1名、パート受付2名の見学・面接の最中。

指導者が、DA・受付ともにチーフしかいなくなってしまうが、チーフも退職するTC分のカウンセリングを引き継ぐため、育成の時間が限られる。

ヒューマンスキルなどのオリエンテーションについては、これまで私が診療時間中に担当していたが、私が受付に100%入る必要が出てくるため、時間を割くのが難しい。
診療時間を18時までにするので、それ以降に頻繁に育成をするのは避けたい。

10月からは木曜日も診療するが、9月は木曜日が休診なので、チーフと私で新人育成を行うことを検討中。
10月からも必要であれば診療数の少ない木曜日にチーフと新人に出てもらい育成を継続する。
18時までの診療になってからは週1、2回、残って指導することも検討中。

経験者と未経験者の応募があるため、育成を全員一斉に行うことが難しいという点がある。

岩渕の回答

業務の簡素化という観点では、自動釣銭機や自動精算機を入れたり、クリンアップスタッフを入れるというのがあると思います。
育成面の効率化については仲良くしている歯科医院が近くにあれば、多少、お金を払ってでも研修に行かせてもらうというのはあるかと思います。

しかし、それが難しいとなると、なかなかにできることは限られると思います。
現在、診療時間を18:00までにすることもあり、採用は改善しているということなので、このまましばらくしっかり採用活動をし続ける中で、しっかり採用選考を行い、医院の基準に見合った人を採用できるまで乗り切ることが大事かと思います。

ただ、どちらにしても育成面の問題はあります。
せっかく、診療時間を短くして帰る時間を早めているのに診療が終わってから育成時間をとるのは避けたいですね。

望ましいのは診療時間中にしっかり育成することですが、なかなか、その時間が取れない。
じゃあ、どうするか?

今回、退職されてしまう方、もしくは、既に出産などを機に医院を離れてしまってる方に週3回、平日午前中のみというような時間帯で教育だけのために医院に来てもらうことを検討してはいかがでしょうか。

後は、教育をしなくても良いような経験者を高い給与で募集してもいいかと思います。
その際は、経験者の給与額を明示したほうが良いかと思います。
あとは、これまで医院で頑張ってくれたけど、出産や家庭の事情などで退職してしまったスタッフに紹介を依頼するのもありかと思います。

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