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事務長の採用が決まった。年末に入社するが、何か注意する点はあるか?

相談内容

歯科医院での事務長の採用が決まった。年末に入社する予定となっているが、それにあたり、何か注意する点はありますでしょうか?

岩渕の回答

まず、Drやスタッフと一緒同様に、あり方教育はしっかり行っていったください。事務長職だからといっても、同じ組織のメンバーとして入社するので、この部分は絶対に外すことがないようにしてください。

また、歯科医院の事務長という職種の基準が分からないはずなので、意識の高い事務長がいる医院に、何件か早めに見学に行ったほうが良いです。基準が分からずに仕事をして、スタッフと同じような意識になってしまっていた医院があるので。そうなると、すでに働いているメンバーとの意識にギャップが生じてしまい、お互いのためになりません。

業務面では、どんな仕事を任せたいのかリストアップをしておきましょう。簡単にカリキュラムを作成して、順を追って教えると良いと思います。徐々に、院長・院長夫人が行っている仕事も委譲していきましょう。そして、歯科の知識も当然1年目から教える必要がありますね。歯科医院で働く上で、今後歯科業務をやるわけではなかったとしても、歯科業務をやっているメンバーと一緒に働く上で、非常に重要となるからです。

また、最初は何をやればいいのか分からないので、週単位・午前午後などに分けてスケジュールを立てておくのも良いです。

しっかりした企業からの転職の場合には、残業代、有給など結構気にするケースがあるので、最初に説明を確実に行ったほうが良いです。また、セミナー参加やセミナーの宿題は業務外であるなどのルールも最初に伝えましょう。

セミナーは、まずベーシックコースに参加したほうが良いですね。翌年にはアドバンスとスーパースタッフ育成塾がおすすめです。もしカウンセリングも任せていきたいなら、2年めくらいにTC育成塾に参加してもらうのもよいでしょう。

最も重要なのは、1年目は謙虚に笑顔で一生懸命働き、コミュニケーションを取り、スタッフの信頼を得ることですね。院内での立場を作ってあげるのはもちろんですが、自分で信頼を勝ち取るという意識が大切です。どうしても、基準が高い事務長ほど、言葉の端々にスタッフを見下すところが出てしまうことがあるので。どちらが立場が上か下かということではなく、お互いにそれぞれの長所を活かして働いている、そして、それがお互いのためになっているということを医院全体が理解していくことがポイントですね。

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