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毎日、買い物や業者対応などの雑務が事が多くて、事務長として本当にやらないといけない第二領域のことに手が回らないでいる。

相談内容

自分は今、分院展開している医療法人の事務長をやっている。
毎日、買い物や業者対応などの雑務が事が多くて、事務長として本当にやらないといけない第二領域のことに手が回らないでいる。
どうしたらいいか?

岩渕の回答

雑務に関しては全部、事務長がやる必要がないのではないかと思います。特に、買い物なんて、アスクルに頼めば、それで90%以上は買うことが可能です。アスクルに限らず、ネットでの買い物にまとめれば、外出時間の往復が削られるので、大幅なコストカットになります。何より、わざわざ外に出て、お金を準備して、購入してまた戻る・・・この一連の流れを考えるだけで、他の業務にとりかかるモチベーションが下がります。いち早くネットでの購入をする仕組みを整えることをおすすめします。

給与計算に関してもソフトを使えば、今の労力を半分にすることができます。そのように、どんどん仕組みを整えていき、無駄なものを省き、コストを削減し、極力思考を働かせなくてもスムーズに医院が回る仕組みづくりをしていかなければいけません。そのようにして、業務の効率化を図っていくことは事務長として本来、やるべきことに時間とエネルギーを投入する上でも重要なことになります。

そのために、少しぐらいコストがかかったとしても、その、他の人でもできる雑務をやってる時間の人件費を考えると絶対に安くなります。短期的にみると些細な業務でも、年間ベースで捉えると非常に大きなコストになります。事務長であるならば、事務長でないとできない仕事に集中しなければなりません。他の人、他のソフトできるものは、あなた以外でもできるようにしていってください。

もし、周囲がその重要性に気づいていないようであれば、そういった部分を理事長とも相談したほうがいいです。そうでなければ、事務長が存在している意味がありません。分院展開をしているほどの大きな組織であれば、事務長としての必要とされるフィールドがたくさんあるはずです。

それと、医院で行っている取り組みを100%のレベルでやろうとすると、物凄い労力がかかるので、80%で良いと考えたほうが良いと思います。常に100%になってからスタートしようとしていると、いつまでたってもスタートできません。とにかくどんどん進めていき、量質転化させていきましょう。

全ては2:8の原則で、80%までの完成度には20%の労力で、残りの20%を埋めるために80%の労力がかかることを忘れてはいけません。

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