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歯科医院経営で有効な会議を実施する3つのポイント

こんにちは!
歯科医院地域一番実践会プロデューサーの渡邊です。

今日は、歯科医院でのコミュニケーションを考える上で
非常に重要なテーマである会議ついて書きたいと思います。

初めに

「会議に時間をかけるなら診療をしたほうが良いのではないか?」
「会議をしても、全然発言がなく盛り上がらない。やっても意味ないのではないか。」
このように感じたことはないでしょうか?

私は前職時代、様々な会議を経験してきました。
毎日の朝礼、1週間に1回の全体会議、リーダー会議、プロジェクトの会議、
3ヵ月に1回の全体会議、目標設定会議など毎日が会議の連続でした。

参加するだけでなく、リーダーとして毎日30人以上の前でメッセージをしたり、
司会や、ファシリテーターとして意見を引き出したりする機会も多く、
「話をしていても聞いていないように見える」
「うなずくどころか、こっちすら見ていない」
「温度差を感じる」などなど

どんな発言をすれば皆がついてきてくれるのかということに頭を悩ませていました。
試行錯誤を繰り返し、無意味な会議もたくさん経験してきました。
「会議ばかりして意味ありますか?」と直接不満を言われたこともあります。

しかし、それ以上に会議を通して良いこともたくさんありました。
自分一人だけでは達成出来ない大きな目標も、
会議によって全員の方向性をそろえることによって、
達成できたことがたくさんありました。

そこで、本日は成果をあげる会議の基本的な3つのポイントを
皆さんにお伝えしたいと思います。

会議のポイント1 実施する会議を決める

まず実施する会議を決めることが重要です。
歯科医院経営において考えられる会議としては以下のものがあげられると思います。

・朝礼
・昼礼
・終礼
・月例の会議
・個別の面談

取組みが進んでくると以下のような会議も開催する必要性を感じてくると思います。
・幹部会議
・職種毎の会議
・プロジェクトの進捗確認のための会議
・症例検討会
・カウンセリングの事前打ち合わせ

どの会議をどの頻度で開催すれば良いのかということは、
院長先生の目指したい医院の状態と、医院のマネジメント状態、
今いるスタッフのタイプを見て、組み合わせ、取捨選択をしていく必要があります。

そして、開催する会議を決めて、事前に医院全体のスケジュールに入れるということが重要です。

良くやってしまいがちだとは思いますが、空いた時間に唐突に話をふるということは
実は上級者のテクニックです。スタッフのコンディションを把握し、信頼関係を構築
出来ていない状態でないと上手く伝わらないことが多いように感じます。

会議のポイント2 会議の目的を決める

皆さんの歯科医院の朝礼の目的は明確に決まっているでしょうか?
この質問には、決まっているという院長先生が多いと思います。
しかし、新人を含めて全員に伝わっていますでしょうか?

朝礼はやって当たり前、なぜ今の形になっているのかを
伝えていないケースは多いと思います。

前職の話になりますが、毎日行っていた朝礼を週に3日に減らす決断を
リーダー陣で決めたことがありました。
コミュニケーションやモチベーションの心配が懸念されましたが、
実際にはそこまでの影響はありませんでした。
むしろ朝礼がなくなった時間を使って、相違工夫が生まれ組織が元気になりました。

それまでは朝礼はやって当たり前だと思い、特に説明することもありませんでした。
しかし、その経験以降、会議の目的を非常に意識するようになりました。

朝礼をなくしましょうという話ではなく、どうせ時間を使うのであれば
その会議自体の目的を明確に決めて、限られた時間を本当に価値あるものに
していくことが重要です。

例えば、終礼でアポイント帳振り返りを実施する場合にも、
1日患者数が50人くらいの規模であれば可能かもしれませんが、
100人を超えてきた場合は、全体での実施は時間を考えると難しくなってきます。

その時々の状況にあわせて、実施する会議を決めて、
その目的を、全員に伝えていくことは非常に重要なポイントです。

会議のポイント3 会議の内容を決める

実施する会議を決めて、その会議の目的を明確にした後は、会議の内容を決めていきます。

朝礼であればやることは決まっているという医院さんでも、
会議となると場当たり的に進めてしまうというケースが出てきます。

会議の内容は以下のポイントを押さえていきましょう。
・話すテーマ
・そのテーマのゴール
・アジェンダの作成

まず、限られた時間で会議を進めていくためには、
事前に会議で話すテーマを決めておく必要があります。

そしてそのテーマ毎に、共有なのか、議論なのか、決定するのかといった形で
ゴールを設定しておくことが非常に重要です。

このゴールを、下記のような形で話す前にスタッフに共有します。
院長先生「このテーマは皆の意見を聞きたいので、この15分で意見を出し合って、
皆の意見を元に私のほうで〇日までに決めていきたいと思います。」

※組織の人数が10人以上になってくると、
全員の意見を元に会議の場で決定することが非常に困難になります。
その場合は、職種毎のMTGなど細かい単位で議論をした上で幹部を中心に決定、
全体会議で共有するという形が良いと思います。

会議の内容が決まったら以下の手順で
事前にアジェンダを作成して共有していきます。

まずテーマ毎にかける時間を決めていきます。
ここで時間に無理がある場合はテーマを絞っていきます。
次に会議の役割を決めていきます。
司会、タイムキーパー、議事録を書いてもらうという形で
参加者の役割を明確にしていきます。

このように、内容を事前に共有をした上で会議をスタートすることで、
全員で会議を有意義な場にすることが出来ます。

最後に

会議はコミュニケーションの場として活躍してくれる一方で、
時間を無駄にし、不満を募らせる要因ともなってしまいます。

コミュニケーションとは、その語源から「意識、気持ち、情報を分かち合う」
ということだと私は考えています。

日ごろコミュニケーションに時間を多く取れない歯科医院経営においては、
皆の考えを共有できる会議は非常に大切なコミュニケーションの場です。

その会議を見直してみることで、大きな成果を手に入れるチャンスがあると思います。

それでは、また次回のブログでお会いしましょう!

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