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予約システムを導入する意義 | 歯科医院経営ブログ

2018年11月7日

こんにちは!
歯科医院地域一番実践会コンサルタントの山ノ内です!

本日は予約システムを導入する意義についてお話したいと思います。

初めてコンサルティングでお伺いする医院様で確認することは非常に多くありますが、その確認事項の1つとして、私は予約システム(インターネット上による管理)を導入しているかどうかを確認します。

その理由は予約システムにするメリットが非常に多くあるからです。主要なメリットを3つあげたいと思います。

 

① 24時間のインターネット予約

これは新患を増やす上で非常に重要です。自医院のホームページに興味を持ち、予約したいと思う人でも、平日の日中に電話でしか予約出来ない場合は仕事や家事で予約することを忘れてしまう可能性があるからです。また、インターネット予約が出来ても本予約でなく、仮予約になってしまう場合も予約をせずにホームページを離脱してしまうリスクはあるかと思います。そういう方が毎月5人程度いたら、年間で新患60人を失っていることになります。大きな損失ですよね。この理由だけでも導入を検討する意味があります。

 

② キャンセル発生時などのアポイント調整

これを軽視する先生が非常に多いです。まず、手書きのアポイント帳はリスケジュールをすることで汚くなり、とても見にくくなります。汚くなると忙しい診療時間での変更では瞬時に判断しにくくなります。そうすると、本来なら予約可能な時間帯を見逃してしまい、先の予約になってしまい、予約を埋めきれないことが起こります。機会損失になってしまうことは出来る限り回避していきましょう。そういう意識、取り組みが積み重なり、大きな成果に繋がります。

 

③ SMS機能によるキャンセル対策

こちらはオプションで選べる予約システムが多いですが、可能なら、備えておきたい機能になります。特にリコールの患者さんは数か月後先になるので、忘れてしまうケースは少なくありません。直接電話するのが、最も効果的かと思いますが、患者さんの人数が増えたり、マンパワーが足りない時は難しいですよね。また、通常のメール機能でもいいのですが、LINEの普及などにより、最近ではメールをあまり見ない、見たとしてもタイムラグが生じてしまうことが増え、効果はSMSより劣る可能性があります。このキャンセル対策効果を具体例で表すと、保険診療を1枠500点と仮定し、1日1人に効果が出たら、20日診療で1万点。1年間で12万点の効果です。大きいですよね。

 

その他、導入するシステムによって異なりますが、CTI機能で顧客満足対策、住所録分析でエリアマーケティング対策などがあります。活用の仕方は多岐に渡ります。

後は変化に対して拒絶反応を起こしてしまうスタッフへの意味づけが必要となります。
反対を受けるかも?と思う場合は、事前にシミュレーションしておきましょう!

【予約システム 商品一覧】

SMSデンタルアポ
URL:http://dental-apo.jp/

デンタマップ
URL:https://plus.dentamap.jp/

アポツール
URL:https://apotool.jp/

アポデント
URL:http://apodent.narcohm.co.jp/

などなど
※詳細に関しては、メーカー様にお問い合わせください。

プロフィール

山ノ内 友哉
山ノ内 友哉
管理栄養士過程の大学を卒業。男性では少ない管理栄養士の資格を取得し、栄養学と関連の深い大手食品会社系列の製薬品会社に営業職として入社する。
前職の在籍期間は約8年間、700床以上の基幹病院にて医師・コメディカルを巻き込んだ 疾患教室の立ち上げ支援で医療従事者間の信頼関係構築の基礎を習得。その後、東京都内の私立大学病院を担当。そこで、自社製品の「現状」と「あるべき姿」を明確化し、そのギャップを埋める活動を週間単位で落とし、新製品で約95%のシェアを確立する。課題解決の原則を実践し、自らに落とし込む。その評価を受け、最も影響力のある東京大学医学部附属病院を担当。
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