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皆さん、こんにちは！歯科医院地域一番実践会 地域一番ディレクターの乙川和弘です。
私は既存医院様のコンサルティングと共に新規開業医院様向けのコンサルティングを行っています。
今回は新規開業医院様を強くするミーティングについてお伝えさせていただきます。
内覧会で順調に新患を獲得し、開業してから３ヶ月連続で１００人を達成してくると開業ロケットスタートを切ることができている可能性が高くなってきます。
しかしながら開業してすぐの医院様は、効率の良い診療の流れや動き（院内オペレーション）をすることができていないケースがほとんどなので、院長先生、スタッフ共に疲弊することになります。そうすると、
「開業前のような医院一体感がない」
「院長先生とスタッフのコミュニケーションが減る」
「時間に追われ、精神的な余裕がなくなる」
上記のような状態になり、成長スピードが鈍足になります。
院長先生としては、新患を順調に確保することができているので、安心感と充実感を感じると思うのですが、スタッフはそうではありません。
「こんな忙しい医院では働きたくない」
「先生は良いけど私たちは何も報われていない」
「先生は私たちのことを何も考えていない」
そして短期間で退職というケースにつながる可能性もあります。
院長先生は、開業すると３役を同時に行う必要があります。
・歯科医師 患者様への歯科医療提供
・経営者 医業収入安定的に伸ばしていく経営目線
・マネージャー スタッフ、チームをまとめていくリーダー的存在
だからこそ、勤務医時代から上記の力を蓄えていく必要があるのです。
いくら開業前から準備したとしても、開業当初はあらゆる想定外の事例が起こります。だからこそ、起こったことを放置せず、すぐに解決して改善を行うためのミーティングが必須になるのです。
ミーティングは様々な方法がありますが、今回は私のクライアント様で実施している内容をお伝えさせていただきます。
・月１回診療時間１時間を確保する
先生方からよく相談されるケースとして、ミーティングをいつやるのかということです。空き時間にミーティングを行う医院様もありますが、空き時間がなかったら開催できないのと、診療時間がおして時間が確保できないケースも出てくるので、毎月１時間診療時間を切って開催することをおすすめします。
・改善内容をリストアップする
「何を話せば良いか分からない」と仰る院長先生は多いのですが、スタッフは日々の業務をよく見ているので、どんなに細かい内容も含めて、付箋をホワイトボードに貼り付けていくようにどんどん改善内容をあげていただくと良いです。開業ロケットスタートのためには、医院の仕組化がポイントになりますので、気になるところはどんどん改善内容としてあげていきましょう。
・スタッフ主導で意見を出してもらう
院内ミーティングを開催する時に、院長先生が話しすぎてしまうことがよくありますが、これでは一方的な話し合いになってしまうので、あくまでも「どうしたら良くなると思う？」と、まずはスタッフからの改善提案を聞くようにしましょう。
・スタッフから出た意見でやってみる
上記で出た意見については、まずはやらせてみると良いです。確かに院長先生の考え方からするとどうしたら良くなるかが明確だとは思いますが、あえてスタッフが考えたことをやってもらうことで、「もう少しこうした方が良さそうだな」「このように思ってたけど効率が良くないから別の方法にしてみよう」など、自発的に考えることができるスタッフに成長していきます。また、「自分の意見をやらせてくれた」といように院長先生への信頼度合いが上がります。
・PDCAサイクルを意識する
院内オペレーションで決めた内容もどんどん改善していくことが大切なので、一度決めて上手くいかなかったり、より良いやり方が見つかれば、変更していただいて良いと思います。
そのため
・PLAN
・DO
・CHECK
・ACTION
の流れをイメージして、取り組みを行っていただけたらと思います。
開業当初は、やることが多く、院長先生ご自身も頭の中がパンクしてしまうような感覚になってしまうかもしれませんが、やるべきことを可視化し優先順位を決めて行うことが重要ですので、毎日考える時間を確保して、日々の診療を行っていくようにしましょう。
