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毎日、買い物や業者対応などの雑務が事が多くて、事務長として本当にやらないといけない第二領域のことに手が回らないでいる。

相談内容

自分は今、分院展開している医療法人の事務長をやっている。
毎日、買い物や業者対応などの雑務が事が多くて、事務長として本当にやらないといけない第二領域のことに手が回らないでいる。
どうしたらいいか?

岩渕の回答

雑務に関しては全部、自分がやる必要がないのでは?
特に、買い物なんて、アスクルに頼めば、それで90%以上は買うことができる。

給与計算に関してもソフトを使えば、今の労力を半分にすることができる。
そのようにして、業務の効率化を図っていくことは事務長として本来、やるべきことに時間とエネルギーを投入する上でも重要。

そのために、少しぐらいコストがかかったとしても、その他の人でもできる雑務をやってる時間の人件費を考えると絶対に安くなる。

そこらへんを理事長とも相談したほうが良い。

それと、医院で行っている取り組みを100%のレベルでやろうとすると、物凄い労力がかかるので、80%で良いと考えたほうが良い。

全ては2:8の原則で、80%までの完成度には20%の労力で、残りの20%を埋めるために80%の労力がかかることを忘れてはいけない。

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